۱۰ استراتژی برای مدیریت بهتر زمان

Time Management

اصطلاح مدیریت زمان یک واژه نادرست است. شما نمی توانید زمان را مدیریت کنید. شما وقایع زندگی خود را در رابطه با زمان مدیریت می کنید. ممکن است شما اغلب وقت بیشتری نیاز داشته باشید، اما فقط ۲۴ ساعت ، ۱۴۴۰ دقیقه یا ۸۶۴۰۰ ثانیه در روز به دست می آورید. نحوه استفاده از آن زمان بستگی به مهارتهای آموخته شده از طریق تحلیل خود، برنامه ریزی، ارزیابی  و خودکنترلی دارد.

تقریباً مانند پول ، زمان هم ارزشمند و هم محدود است: باید از آن محافظت شود ،باید آگاهانه استفاده شود. افرادی که تکنیک های مدیریت خوب زمان را درست تمرین می کنند، اغلب متوجه می شوند که:

  • قابلیت تولید بیشتری دارند ،
  • انرژی بیشتری برای کارهایی که برای رسیدن به آنها نیاز دارند ،
  • احساس استرس کمتر ،
  • قادر به انجام کارهایی هستند که می خواهند ،
  • کارهای بیشتری انجام می دهند ،
  • با دیگران به شکل سازنده تری ارتباط برقرار کنند ،
  • نسبت به خود احساس بهتری دارند .

پیدا کردن یک استراتژی مدیریت زمان که برای شما بهتر باشد بستگی به شخصیت شما، توانایی، انگیزه و سطح انضباط شخصی دارد. با ترکیب یک یا چند استراتژی زیر ، می توانید وقت خود را به طور مؤثر مدیریت کنید:

۱- بدانید که چگونه وقت خود را می گذرانید.

تجزیه و تحلیل کنید که بیشتر وقت شما به چه موارد اختصاص داده شده است : شغل ، خانواده ، شخصی ، تفریح و غیره.

نگه داشتن یک ثبت زمان یک روش مفید برای تعیین نحوه استفاده از وقت خود است. با ضبط کارهایی که برای مدت زمان ۱۵ دقیقه به مدت یک یا دو هفته انجام می دهید ، ثبت کنید. نتایج را ارزیابی کنید. سؤال کنید که آیا شما هر کاری را که لازم بود انجام داده اید؟ تعیین کنید که کدام کارها بیشترین زمان را می خواهند. زمانی از روز را که بیشترین بازدهی را دارید تعیین کنید. و تجزیه و تحلیل کنید که بیشتر وقت شما به چه مواردی اختصاص داده شده است، شغل، خانواده، شخصی، تفریح و غیره.

مشخص کردن بیشترین کارهای وقت گیر خود و تعیین اینکه آیا وقت خود را در مهمترین فعالیت ها سرمایه گذاری می کنید می تواند به شما در تعیین یک دوره عملی کمک کند. علاوه بر این ، داشتن یک حس خوب از زمان لازم برای انجام کارهای روزمره می تواند در برنامه ریزی و تخمین مقدار زمان برای سایر فعالیت ها واقع بینانه تر باشد.

۲- اولویت ها را تنظیم کنید.

مدیریت وقت خود به طور مؤثر نیاز به تمایز بین آنچه مهم است و ضروری است (مک کنزی ، ۱۹۹۰). کارشناسان قبول دارند که مهمترین کارها معمولاً مهمترین کارها نیستند. با این حال ، ما تمایل داریم که فوریت ها بر زندگی ما حاکم شوند .فعالیتهای ما را در ماتریس مدیریت زمان خود تقسیم بندی می کنند: فوری-فوری، فوری-مهم ،مهم-فوری و مهم-مهم.

در حالی که فعالیتهایی که ضروری باشند باید انجام شوند. نشان می دهد که ما وقت کمتری را صرف فعالیت هایی می کنیم که مهم نیستند (صرف نظر از ضرورت آنها) برای اینکه بتوانیم وقت خود را برای تمرکز روی فعالیت هایی که ضروری نیستند اما مهم هستند، اختصاص دهیم. تمرکز روی این فعالیتهای مهم به شما امکان می دهد کنترل بیشتری را بر زمان خود به دست آورید و احتمالاً تعداد کارهای مهم را که ضروری می شوند کاهش دهید.

یکی از ساده ترین راه های اولویت بندی ، تهیه لیست “برای انجام کار” است. نیاز به لیست روزانه ، هفتگی یا ماهانه به سبک زندگی شما بستگی دارد. فقط مراقب باشید که اجازه ندهید لیست بندی از کنترل خارج شود و چندین لیست را همزمان نگه ندارید. موارد را در لیست “برای انجام” خود به ترتیب اولویت (مهم و ضروری) قرار دهید. شما می توانید موارد را در دسته هایی مانند بالا، متوسط ​​و پایین گروه بندی کنید ، آنها را به ترتیب شماره گذاری کرده یا از یک سیستم رمزگذاری رنگی استفاده کنید.

برندآفرین شو / قسمت ششم

به خاطر داشته باشید که هدف شما مشخص کردن بیشتر موارد نیست. بلکه می خواهید بالاترین موارد اولویت را مشخص کنید.. داشتن لیست اولویت بندی شده “انجام کار” به شما این امکان را می دهد تا به فعالیتهایی که جالب باشد یا دستیافتنی، اما “با اولویت های اصلی شما” مطابقت نداشته باشد “نه” بگویید.

۳- از یک ابزار برنامه ریزی استفاده کنید.

کارشناسان مدیریت زمان استفاده از یک ابزار برنامه ریزی شخصی را برای بهبود بهره وری شما توصیه می کنند. نمونه هایی از ابزارهای برنامه ریزی شخصی شامل برنامه ریزان الکترونیکی، تقویم ها، برنامه های رایانه ای، نمودارهای دیواری ،کارتهای فهرست بندی و نوت بوک ها می باشد. نوشتن وظایف ، برنامه ها می توانند ذهن شما را برای تمرکز بر اولویت های خود آزاد کنند. برخی از یادآوری ها هنگام استفاده از ابزار برنامه ریزی عبارتند از:

  • همیشه اطلاعات خود را روی خود ابزار ثبت کنید. یادداشت برداری در جای دیگر که باید بعداً منتقل شود ناکارآمد است.
  • ابزار برنامه ریزی خود را هر روز مرور کنید.
  • ابزار برنامه ریزی خود را با خود حمل کنید.
  • به یاد داشته باشید لیستی از اولویت های خود را در ابزار برنامه ریزی خود نگه دارید و اغلب به آن رجوع کنید.
  • برنامه ریزان الکترونیکی را با رایانه خود همگام کنید و به طور مرتب باتری های موجود در برنامه ریز خود را شارژ کنید.
  • یک سیستم پشتیبان تهیه کنید.

پیشنهادات استفاده ازابزارهای هوشمند برای مدیریت زمان

قابلیت این ابزارها براساس مدل متفاوت است و برخی از کاربران شامل WiFi یا فناوری تلفن همراه در دستگاه های خود هستند. برخی از پیشنهادات برای استفاده، عبارتند از:

  • برای هر مورد تقویم یک رنگ متفاوت اختصاص دهید تا به عنوان مثال بتوانید قرارهای شخصی را از جلسات کسب و کار متمایز کنید.
  • ابزارهای هوشمند به کاربر اجازه می دهند تا وظایف را تحت عنوان های جداگانه گروه بندی کند ، وظایف را در اولویت بندی قرار دهد و مهلت هایی را تعیین کند.
  • برای تکرار تاریخ هایی مثل تولدها ، سالگردها و جلسات منظم.

۴- سازماندهی شوید.

سیستمی را پیاده سازی کنید که به شما امکان می دهد فقط یکبار اطلاعات را مدیریت کنید.

اکثر مردم می دانند که بی نظمی منجر به مدیریت زمان ضعیف می شود. برگزار کنندگان حرفه ای توصیه می کنند که ابتدا از درهم و برهمی خلاص شوید.

روشی که اغلب استفاده می شود ، تنظیم سه جعبه (یا گوشه ای از اتاق) با نام “Keep” – “Give Away” – “Toss” است. با مرتب کردن موارد در این صندوق ها ، درهم و برهمی را جدا کنید. کادر “Give Away” شما ممکن است مواردی باشد که می خواهید آنها را بفروشید ، واگذار کنید یا آنها را متوقف کنید ، بنابراین روشی را برای از بین بردن این موارد مانند فروش، کمک های خیریه یا هدیه به دوستان یا اعضای خانواده خارج از خانه خود پیدا کنید.

با درهم و برهمی ، قدم بعدی اجرای سیستمی است که به شما امکان می دهد اطلاعات (مانند کارها، مقالات ، نامه های الکترونیکی و غیره) را کمتر ، فقط یک بار در صورت امکان سر و سامان دهید. در اصل شما ۵ گزینه برای مدیریت اطلاعات دارید:

  • آن را دور بیندازید ، آن را حذف کنید یا در غیر این صورت خلاص شوید.
  • تفویض آن را انجام دهید: آن را به شخص دیگری بدهید تا انجام دهد ، پرونده کند یا پاسخ دهد.
  • خودتان روی آن عمل کنید. سپس آن را دور بیندازید یا آن را پرونده کنید.
  • موقتاً پرونده را تا زمانی که نیاز به اقدام یا تا دریافت اطلاعات اضافی داشته باشد ، پرونده کنید.
  • پرونده را به طور دائم در جایی قرار دهید که بعداً به راحتی آن را پیدا کنید.

۵- زمان خود را به طور مناسب برنامه ریزی کنید.

ابتدا فعالیت های خود را با اولویت بالا مسدود کنید و از زمان قطع شدن آن محافظت کنید.

حتی شلوغ ترین افراد برای کاری که می خواهند انجام دهند و احساس می کنند مهم استبرنامهریزی می کنند. برنامه ریزی فقط ثبت کاری نیست که شما باید انجام دهید (مثلاً جلسات و قرارها) ، بلکه به کارهایی که می خواهید انجام دهید نیز متعهد می شود. برنامه ریزی خوب مستلزم این است که خودتان بدانید. با استفاده از ورود به سیستم وقت خود ، شما باید آن زمان را در طول روز مشخص کنید که بیشترین تولید و هوشیاری را دارید. برای بیشترین انرژی هنگام کار بهترین ساعات خود را برنامه ریزی کنید. ابتدا فعالیت های خود را با اولویت بالا لیست کنید.

سه نوع نوآوری یا خلاقیت (محصول ، فرآیند و مدل کسب و کار)

اگر می دانید زمان انتظار یا زمان رفت و آمد دارید ، کارهای کوچکی از قبیل نوشتن نامه ، یادداشت کردن لیست خرید، خواندن یا گوش دادن به فایلهای صوتی را برای سرمایه گذاری در از دست دادن زمان برنامه ریزی کنید. سعی کنید زمان برنامه ریزی شده را در حدود۴/۳ از روز خود محدود کنید و زمان خود را برای فعالیت های خلاقانه مانند برنامه ریزی ، خواب ، فکر کردن و خواندن بگذارید.

۶- نماینده: از دیگران کمک بگیرید.

نمایندگی با مشخص کردن کارهایی که دیگران می توانند انجام دهند و انتخاب شخص (اشخاص) مناسب برای انجام آنها آغاز می شود.

نمایندگی به معنای واگذاری مسئولیت یک کار به شخص دیگر ، آزاد کردن مقداری از وقت شما برای کارهایی است که نیاز به تخصص شما دارند. نمایندگی با مشخص کردن کارهایی که دیگران می توانند انجام دهند آغاز می شود و سپس انتخاب شخص (اشخاص) مناسب برای انجام آنها، شما باید شخصی را با مهارت، تجربه، علاقه و اقتدار لازم برای انجام کار انتخاب کنید.

در تعیین کار و انتظارات خود تا حد امکان خاص باشید، اما به شخص اجازه دهید تا بتواند وظیفه خود را شخصی سازی کند. گاهی اوقات بررسی کنید که فرد در حال پیشرفت است و هرگونه کمکی را می تواند انجام دهد، مراقب باشید مسئولیت را کاملا(۱۰۰%) بر عهده نگیرد. سرانجام، فراموش نکنید که برای شخصی که کارهای خوبی انجام داده است پاداش دهید یا در صورت لزوم پیشنهادهایی را برای پیشرفت ارائه دهید.

راه دیگر برای دریافت کمک ، “خرید” وقت با به دست آوردن کالاها یا خدماتی است که موجب صرفه جویی در سرمایه گذاری وقت شما می شود. به عنوان مثال ، پرداخت هزینه برای چمن زنی باغچه خود و یا تمیز کردن خانه خود ، استفاده از سیستم رایانه ای برای سوق دادن فرزندان خود به فعالیت های خارج از برنامه می تواند به شما اجازه دهد تا وقت آزاد را برای فعالیت های دیگر اختصاص دهید.

۷- متضرر شدن را متوقف کنید.

شاید این کار بیش از حد به نظر برسد یا ناخوشایند باشد.

شما ممکن است به دلایل مختلف کارهای خود را کنار بگذارید. شاید این کار بیش از حد به نظر برسد یا ناخوشایند باشد. سعی کنید کار را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید که به زمان کمتری نیاز دارند و منجر به زمانبندی های خاص و واقعی می شوند. اگر در شروع کار با مشکل روبرو هستید ، ممکن است لازم باشد یک کار مقدماتی مانند جمع آوری مطالب یا سازماندهی یادداشت های خود را انجام دهید. همچنین، در هنگام تکمیل هر بخش کوچک کار، سعی کنید یک سیستم پاداش ایجاد کنید.

۸- اتلاف وقت خارج از محیط کار را مدیریت کنید.

زمان شما ممکن است تحت تأثیر عوامل بیرونی باشد که توسط افراد و شرایط خاص دیگر تحمیل می شود. با اجرای برخی از نکات ساده ذکر شده در زیر می توانید زمان تلف شده در این فعالیت ها را کاهش داده یا از بین ببرید.

تلفن

  • از نامه صوتی استفاده کنید و زمان بازگشت تماس را تخمین بزنید.
  • از صحبت های کوچک خودداری کنید.به مورد دلیل تماس متمرکز باشید.
  • در حالی که با تلفن صحبت می کنید بایستید. به احتمال زیاد مکالمه را کوتاه نگه می دارد.
  • یادداشت برداری را بلافاصله پس از تماس انجام دهید.
  • لیست شماره تلفن ها را به راحتی در نزدیکی تلفن در دسترس نگه دارید.
  • بازدید کنندگان غیر منتظره
  • زمانی که برای بازدید ها مراجعه کرده اید ، بازه زمانی ایجاد کنید.
  • به بازدید کننده مودبانه بگویید که در این زمان نمی توانید با آنها ملاقات کنید و بازدید را برای زمان مناسب تری برنامه ریزی کنید.
  • محدوده زمانی قابل قبول برای بازدید را تعیین کنید.
مدیریت نوآوری، خلاقیت و کاربردهای آن چیست؟

جلسات

  • هدف از جلسه را از قبل بدانید.
  • به موقع رسیدن.
  • جلسه را به موقع شروع کنید و پایان دهید.
  • یک دستور کار آماده کنید و به آن بچسبید. در صورت لزوم از دستورالعمل به موقع استفاده کنید.
  • جلسات را برنامه ریزی نکنید مگر اینکه لازم باشد و از یک هدف یا دستور کار خاص برخوردار باشید.

نامه و ایمیل

  • برای مشاهده و پاسخ به نامه و ایمیل خود، زمان مشخصی را اختصاص دهید، اما اجازه ندهید تا جایی جمع شود که مرتب سازی بیش از حد شود.
  • ویژگی های پیام رسانی فوری را از طریق پست الکترونیکی خاموش کنید.
  • در صورت امکان هر مورد را فقط یک باربرنامه ریزی کنید. گزینه های مقابله با درهم و برهمی را که قبلاً ذکر شده است تمرین کنید.
  • نامه های ناخواسته ایمیل را بلافاصله از صندوق پستی الکترونیکی خود حذف کنید.
  • با پاسخ دادن به حاشیه ها یا پایین صفحه ، پیام های نوشتاری را پاسخ دهید.

    تعهدات خانوادگی

  • برای هر یک از اعضای خانواده یک تقویم اصلی ایجاد کنید تا تعهدات زمانی خود را ارسال کنند.
  • هر یک از اعضای خانواده را مسئول مشاوره در تقویم برای زمانهای بحرانی احتمالی قرار دهید.
  • یک مرکز تماس برای ارسال ارتباطات مانند یادآوری قرار ملاقات ، اعلامیه ها و پیام ها ایجاد کنید.

۹- از انجام چند کار همزمان خودداری کنید.

در هنگام جابجایی از یک کار به کار دیگر وقت خود را از دست می دهید و در نتیجه از بهره وری کاسته می شود.

مطالعات روانشناختی اخیر نشان داده است که انجام چند کار در واقع باعث صرفه جویی در وقت نمی شود. در واقع ، برعکس ابن اغلب اوقات صادق است. شما در هنگام جابجایی از یک کار به کار دیگر وقت خود را از دست می دهید و در نتیجه از دست دادن بهره وری. انجام چند کار همزمان ممکن است در تمرکز و حفظ تمرکز مشکل ایجاد کند.

۱۰- سالم ماندن

برنامه ریزی زمان برای استراحت می تواند به شما در جوانسازی جسمی و روحی کمک کند.

مراقبت و توجهی که به خود می کنید یک سرمایه گذاری مهم زمان است. برنامه ریزی زمان برای استراحت یا انجام ندادن کاری می تواند به شما در جوانسازی جسمی و روحی کمک کند و این امکان را برای شما فراهم می کند که سریع تر و آسان تر وظایف خود را انجام دهید. یاد بگیرید که با برنامه ریزی کارهای اولویت دار در بهترین زمان روز خود ، زمانی که سطح انرژی شما در بالاترین سطح است، زمان را طبق ساعت بیولوژیکی خود مدیریت کنید.

مدیریت زمان ضعیف می تواند منجر به خستگی ،بد خلقی و بیماری های مکرر شود. برای کاهش استرس، باید خود را بخاطر موفقیت در مدیریت زمان پاداش دهید. قبل از حرکت به فعالیت بعدی ،مطمئن باشید که شما یک کار یا چالش اصلی را درست انجام داده اید.

در نتیجه،  صرف نظر از استراتژی های مدیریت زمان که شما استفاده می کنید ، شما باید برای ارزیابی نحوه کار آنها وقت صرف کنید. چند سؤال ساده از خود بپرسید: آیا بین کار و زندگی خانگی تعادل سالم دارید؟ آیا شما وظایفی را که مهمترین آنها در زندگی شما هستند انجام می دهید؟ آیا شما به اندازه کافی در رفاه شخصی خود سرمایه گذاری می کنید؟ اگر جواب هر یک از این سؤال ها “خیر” است ، پس استراتژی های مدیریت زمان خود را دوباره مرور کنید و مواردی را انتخاب کنید که برای شما بهتر کار می کنند. به یاد داشته باشید که مدیریت زمان موفق، امروز می تواند منجر به رضایتمندی شخصی بیشتر، دستاوردهای بیشتر در خانه و محل کار ، افزایش بهره وری و آینده رضایت بخش تر شود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *