مدیریت زمان و اشتباهات رایج، راهکارها و تکنیک‌ها

مدیریت زمان

چه مدیرعامل سازمانی بزرگ باشید، چه دانشجوی کارشناسی، چه زنی خانه‌دار، بدون شک حداقل یک بار در عمرتان با مشکل مدیریت زمان دست و پنجه نرم کرده‌اید. چه در آماده کردن گزارش‌ها به عنوان کارمند اداری، چه برای رساندن پروژه به دست استاد به عنوان دانشجو و چه برای حاضر کردن غذای میهمانی، به عنوان زنی خانه‌دار؛ ضعف در مدیریت زمان، به قول معروف نوعی پاندمی جهانی است و زن و مرد و کودک و جوان و بزرگسال نمی‌شناسد.

مهارت مدیریت زمان بسیار گسترده است؛ برای اینکه بتوانید زمان خود را مدیریت کنید نیاز است که با چالش‌های بسیاری رو به رو شوید، مسائل بسیاری را در نظر بگیرید و چندین و چند مهارت را در خود تقویت کنید. اما با این حال، شاید ظاهر این امر پیچیده به نظر برسد، اما باطنا غیرممکن نیست. علاوتا، لازم است بدانید که عدم مدیریت زمان، می‌تواند علل و دلایل بسیاری داشته باشد، دلایلی که شاید در نگاه اول، چندان مرتبط با مشکل اصلی به نظر نرسند.

در این مقاله از «وبسایت آموزشی افشین فاتح» قصد داریم مدیریت زمان، اشتباهات رایج در آن و از همه مهم‌تر، تکنیک‌ها و راهکارهای رفع این مشکل را در کنار هم بررسی کنیم. هر جایگاه و هر منصبی که دارید، در هر قشری که هستید، تکنیک های مدیریت زمان به عنوان یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین سرفصل‌های بیزنس کوچینگ، می‌تواند به رشد و ارتقای شخصی و فردی شما، کمک شایانی کند.

آیا واقعا در مدیریت زمان ضعف دارید؟

قبل از اینکه مبحث مدیریت زمان را آغاز کنیم، بهتر است به ابتدا به این سوال پاسخ دهیم که آیا اصلا مشکل اصلی ما، ضعف در مدیریت زمان است؟ یا اینکه مشکلات دیگری وجود دارند که ما آن‌ها را به اشتباه، به عدم کنترل زمان نسبت می‌دهیم؟

می‌دانید، بسیاری از افراد، عامه‌ی جامعه، به دلیل آنکه درک درستی از مشکلات ندارند و به اندازه‌ی کافی آگاه نیستند، بسیاری از مشکلات ریزتر و جزیی‌تر را زیرمجموعه‌ی یک مشکل بزرگتر می‌آورند. به طور مثال در روانشناسی، افراد ممکن است که بسیاری از مشکلات رفتاری و شخصیتی را، صرفا در زمره‌ی افسردگی یا بیش‌فعالی قرار دهند؛ حال آنکه با تحقیق روانشناس یا روانکاو، مشکل اصلا از چیز دیگری است و علل کاملا جداگانه دارد. همین موضوع، باعث می‌شود که به دنبال پیدا کردن راهکار برای مشکلی اشتباه، بیهوده تلاش کنیم.

دقیقا ضعف در مدیریت زمان نیز می‌تواند با این معضل ادغام شود. تا وقتی که به درک درستی از از ریشه‌های و علل عدم مدیریت زمان نرسیم، هیچگاه نمی‌توانیم به صورت قطعی بگوییم که آیا اصلا مشکل ما، همین مدیریت زمان است، یا اصلا پای چیز دیگری در میان است.

دلایل ضعف در مدیریت زمان

حال باید بدانیم که اصلا چرا دچار کمبود زمان می‌شویم، دلایل کمبود زمان چیست و چه می‌شود که فرد در نهایت، مدام از کمبود وقت می‌نالد؟ همانطور که در مقدمه اشاره کردیم، دلایل ضعف در مدیریت زمان، می‌تواند بسیار گسترده باشد و اصلا پای مسائلی به میان کشیده شود که اصلا فکرش را هم نمی‌کردید.

در این بخش، دلایل عدم مدیریت زمان را با هم بررسی می‌کنیم:

  • تعیین اهداف نادرست و غیرقابل دسترس

یکی از پیش‌ پا افتاده‌ترین دلایل کمبود وقت، آن است که مدام، به اهداف غیرواقعی فکر می‌کنیم. این دلیل، از جمله دلایل روانی ضعف در مدیریت ز مان به شمار می‌رود و به نوعی از فکر کردن زیادی به موضوعی خاص (Overthinking) ناشی می‌شود.

هر چقدر اهدافی که تعیین می‌کنیم، دست‌نیافتنی‌تر باشند و هرچقدر آروزهایی که در سر می‌پرورانیم بزرگتر باشند، بیشتر به حس عدم مدیریت زمان دچار خواهیم شد. زیرا این اهداف بزرگ، باعث می‌شوند که به خود بگوییم: «سن من برای این کار زیاد است»، یا مثلا «این کار دیگر از من گذشته» و…

  • اولویت‌بندی اشتباه و تصمیم‌گیری نادرست

همه‌ی ما در زندگی، اهدافی داریم که فکر می‌کنیم همه‌ی آن‌ها، به یک اندازه ارزش دارند و به یک اندازه مهم هستند. مثلا، به عنوان یک دانشجو، هم می‌خواهید در امتحانات پایان ترم نمره‌ی کامل بگیرید، هم قصد دارید پیش پیش خودتان را برای کنکور ارشد آماده کنید، هم نیاز دارید که کار کنید و خرج خود را درآورید و هم اینکه دوست دارید به گردش و تفریحتان برسید.

طبیعی است که با این اوصاف، نمی‌توان با دو دست، چهارتا هندوانه برداشت! اما خب از آنجایی که اکثر افراد در تصمیم‌گیری درست ضعف دارند و نمی‌توانند کارها را به شکل صحیح اولویت‌بندی کنند، و مهم‌تر از آن، از کنار گذاشتن برخی از اهداف نیز واهمه دارند؛ نه تنها به هیچ یک از این اهداف نمی‌رسند، بلکه در نهایت دچار ضعف در مدیریت زمان و کمبود وقت نیز می‌شوند.

  • ترس از سپردن کارها به دیگران

یکی دیگر از دلایل کمبود زمان، ترس از سپردن کارهای به دیگران است. اگر صاحب یک کسب و کار و یا مدیر یک سازمان باشید، و به صورت کلی، اگر کارمند و زیردست داشته باشید؛ ترس از تفویض اختیار و سپردن برخی از وظایف به دیگران، در نهایت می‌تواند منجر به مشکلات بسیاری در کنترل و مدیریت زمان شود.

به طور مثال، به عنوان مدیر یک اداره، برای اینکه بخواهید زمان برای کارهای مهم‌تری به دست آورید، کارهایی همچون نوشتن چند نامه را منشی خود می‌سپارید. اما وقتی کار انجام شد، از کیفیت کار رضایت ندارید و از روی وسواس، دورباره قلم به دست شده و نسخه‌ای تازه آماده می‌کنید. چند بار که چنین اتفاقی رخ دهد، به کل از سپردن کارها به دیگران پشیمان می‌شوید، عنان تمام امور را خود به دست می‌گیرد و در نهایت نیز دچار کمبود وقت می‌شوید.

ترس از سپردن وظایف و تفویض اختیار، می‌تواند ریشه در کمال‌طلبی نیز داشته باشد.

  • کمال‌طلبی یا کمال‌گرایی

یکی از مهم‌ترین دلایلی که به طور غیرمستقیم می‌تواند به ضعف در مدیریت زمان منجر شود، کمال‌طلبی است. شاید برایتان جالب باشد که بدانید ما قبلا مقاله‌ی جامعی را درباره‌س صفر تا صد کمال طلبی و کمال گرایی آماده کرده‌ایم؛ قبل از ادامه‌ی این گفتار، شاید بد نباشد سری به آن بزنید و اطلاعات خود را تکمیل کنید.

اما فعلا، تنها کافی است که بدانید کمال‌طلبی، می‌تواند از مهم‌ترین علل عدم مدیریت زمان برشمرده شود. افراد کمال‌طلب، در هر کاری، فقط و فقط به سطح ایده‌آلی و بی‌نقص راضی می‌شوند و حتی اگر نتیجه یک درجه کمتر از این باشد، به هیچ عنوان آن را نخواهند پذیرفت.

این افراد کارکرد هیچ‌کسی را به جز خودشان قبول ندارند و برای اینکه تمامی امور باب میل خودشان باشد، همه چیز را خودشان انجام می‌دهند. طبیعی است که وقتی کسی بخواهد بیش از ظرفیت توانش امور را به دست بگیرد، نه تنها به حد اعلا و بی‌نقص نخواهد رسید، بلکه دچار کمبود زمان نیز خواهد شد.

  • عدم ریشه‌یابی مشکلات

بگذارید این دلیل ضعف در مدیریت زمان را ساده و صریح برایتان توضیح دهم. زمانی که برای ما مشکلی پیش می‌آید، معمولا به دو شیوه واکنش نشان می‌دهیم؛ اول آنکه به سراغ راه‌حل‌های جزیی می‌رویم تا مشکل را موقتا حل کنیم و به نوعی صورت مسئله را با راه‌حل‌های ناکارآمد، پاک کنیم. دوم، می‌توانیم وقت بگذاریم، تحقیق کنیم و مشکل را ریشه‌یابی کرده و به صورت کلی آن را حل و فصل کنیم.

اکنون با خواندن مطلب بالا، پیداست که راه حل دوم، منطقی‌تر و کارآمدتر است؛ اما خب حقیقت ایت است که در عمل، در بیشتر از 90 درصد مواقع، واکنش اول رخ می‌دهد. زیراکه ریشه‌یابی مشکل سخت و طاقت‌فرسات و تلاش بسیاری را می‌طلبد. در عوض ما راه‌حل ساده و سریع را انتخاب می‌کنیم؛ غافل از اینکه این روش، نه تنها به حل مشکل هیچ کمکی نمی‌کند، بلکه در نهایت منجر به کمبود زمان نیز می‌شود.

بگذارید مثال بزنم تا درک این موضوع راحت‌تر شود. فرض کنید دانشجویی هستید که برای درس خواندن و پاس کردن امتحانات، هیچ انگیزه‌ای ندارد. وقتی انگیزه در کار نباشد، مطالعه دروس نیز هر بار پشت گوش انداخته شده و در نهایت به شب امتحان می‌رسد. شب امتحان هم که دیگر همه تجربه‌اش را دارند؛ اضطراب سر تا پایمان را فرا گرفته و سرانجام شاید نصف دروس را هم نتوانیم مطالعه کنیم. خب پیداست که این دانشجو به جای پیدا کردن ریشه‌ی عدم انگیزه، تنها مطالعه را عقب انداخته و راه حل ساده را انتخاب کرده است. پس اهمال کاری و مدیریت زمان، با یکدیگر رابطه‌ی مسقیم دارند.

  • عدم توانایی در «نه» گفتن

یکی از دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان، عدم توانایی در نه گفتن است. این دلیل نیز از جمله همان دلایل غیرمستقیم است که شاید در نگاه اول، چندان ارتباطی به ضعف در مدیریت زمان نداشته باشد.

کسی که توانایی نه گفتن ندارد، احتمالا خجالتی و تعارفی نیز هست. طبیعتا اگر فردی به او رو بیندازد و از او درخواست کاری کند، اگر زمانش را نداشته باشد هم، به آن فرد نه نخواهد گفت. کسی که توانایی نه گفتن نداشته باشد، معمولا مورد سوء استفاده نیز قرار می‌گیرد و اطرافیان با شناخت از همین از ضعف، وظایف خودشان به گردن این فرد می‌اندازند؛ حال آنکه آن فرد، در کارهایش خودش هم وامانده، چه برسد به کارهای دیگران. اما خب چون نه گفتن بلد نیست، مجبور است هر کاری را قبول کند و در نهایت، به کمبود زمان دچار شود.

از همین روی،

بسیاری از متخصصان اعتفاد دارند که یکی از روش های مدیریت زمان، تقویت توانایی نه گفتن است.

  • عدم به توجه نیاز بدن به استراحت

و در نهایت، یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان، عدم توجه به استراحت ذهن جسم و نادیده گرفتن نقش انرژی است. بسیاری از کسانی که در مدیریت کردن وقت خود دچار مشکل هستند، ساعات کاری بسیار شلوغی دارند و معمولا وقت چندانی را به استراحت اختصاص نمی‌دهند. حتی دیده شده که از ساعات خواب خود نیز کم می‌کنند، تا بتوانند به برنامه زمانی خود رسیدگی کنند.

این افراد، نقش انرژی ذهنی و جسمی را در عملکرد روزانه، نادیده می‌گیرند. تخقیقات بسیاری ثابت کرده‌اند که نداشتن خواب و استراحت کافی، بازدهی بدن و ذهن را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. کسانی که به اندازه کافی استراحت نمی‌کنند، معمولا قدرت تجزیه تحلیل اندکی دارند، توانایی ذهنی‌شان از دیگر افراد کمتر است و در نهایت، در زمان ‌بندی و مدیریت زمان دچار مشکل خواهند شد.

راهکارها و تکنیک‌های مدیریت زمان

حال که با اشتباهات رایج در مدیریت زمان آشنا شدیم و برخی از علل کمبود وقت را خواندیم، بهتر آن است که به سراغ حل مشکل برویم. مدیریت زمان، تنها به اراده و انگیزه شما بستگی دارد. اگر واقعا بخواهید مشکل کمبود وقت را در زندگی خود حل و فصل کنید، راه‌حل‌هایی که در ادامه در اختیارتان قرار می‌دهیم، می‌تواند بسیار کارآمد و کاربردی باشد.

  • امور خود را یادداشت کنید

یکی از ساده‌ترین راهکارهای مدیریت زمان، یادداشت کردن کارهای روزانه و برنامه‌ریزی برای آن‌هاست. حتی اگر از بچه‌ی دبستانی هم درباره‌ی مدیریت زمان سوال شود، بدون شک برنامه‌ریزی و زمان‌بندی امور را به شما پیشنهاد خواهد کرد. در مراحل مدیریت زمان، زمان‌بندی و فهرست کردن امور، اولین قدم است.

یادتان هست که در بخش علل کمبود وقت، عدم ریشه‌یابی مشکلات و اهمال کاری را به شما معرفی کردیم؟ یکی از دلایلی که باعث می‌شود در انجام امور، اهمال‌کاری کنیم، این است که اصلا برخی از کارهای از یادمان می‌رود و زمان‌بندی مناسبی برای آن‌ها نداریم. خب نوشتن امور، می‌تواند این مشکل را حل کند. البته به یاد داشته باشید که نوشتن امور، تنها زمانی منطقی است که انجام آن کار، بیشتر از نوشتنش وقتمان را بگیرد.
پس یکی از بهترین راهکار جبران کمبود وقت، داشتن دفتر برنامه ریزی و مدیریت زمان در آن است.

  • از انجام چندین کار به صورت همزمان بپرهیزید

پیش از هر چیز، به یاد داشته باشید که توانایی انجام چند کار به صورت همزمان، تنها به توانایی شخصی شما بستگی دارد؛ اما به صورت کلی، توصیه‌ی متخصصان بر آن است که برای بازدهی بیشتر، از انجام چندین کار به صورت همزمان، بپرهیزید.

افرادی که دچار ضعف در مدیریت زمان هستند و مدام وقت کم می‌آورند، فکر می‌کنند که با انجام چند کار به صورت همزمان، می‌توانند کمبود وقت را جبران کنند، در حالی که این شلوغی و انجام همزمان چندین کار، درست نتیجه‌ی عکس دارد و نه تنها موجب جبران کمبود وقت نمی‌شود، بلکه می‌تواند کیفیت نتیجه‌ی کار را تا حد زیادی کاهش داده و اضطراب به همراه داشته باشد.

از همین روی، توصیه می‌شود که ساعات روز به بازه‌های زمانی 30 دقیقه‌ای تنظیم کنید، 25 دقیقه از آن را بر روی کار متمرکز شوید و 5 دقیقه را نیز استراحت کنید. به یاد داشته باشید که شروع و پایان هر کار، انرژی زیادی از شما می‌گیرد، پس طبیعی است که انجام چندین کار به صورت همزمان، تا چه اندازه مخرب خواهد بود.

ما در مقاله تکنیک پومودرو، این راهکار مدیریت زمان را مفصلا شرح داده‌ایم، توصیه می‌کنیم حتما آن را مطالعه کنید.

  • در برنامه‌ریزی، زیادی به جزییات توجه نکنید

همانطور که گفتیم، یکی از تکنیک های مدیریت زمان و برنامه ریزی، یادداشت امور روزانه است. اما اشتباهی که معمولا در این میان رخ می‌دهد، آن است که افراد، در چنین برنامه‌ریزی‌هایی، بیش از حد اندازه و به صورت افراطی روی جزییات متمرکز می‌شوند. مثلا حتی برای چای خوردن و دستشویی رفتن نیز ساعات دقیق مشخص می‌کنند.

توجه داشته باشید که وسواس بیش از اندازه در برنامه ریزی و مدیریت زمان، شما را بعد از مدتی خسته و کسل خواهد کرد و عملا آن را رها خواهید کرد. برنامه‌ریزی با جزییات بالا، تنها انرژی شما را خواهد گرفت و شاید در چند هفته اول برایتان خوشایند و جذاب باشد، اما بعد از مدتی برایتان خسته‌کننده و عذاب‌آور خواهد شد.

لذا توصیه بر آن است که به هنگام برنامه ریزی و مدیریت زمان، برای بخش‌هایی از زمان روزانه، اصلا برنامه‌ریزی نکنیم؛ و به هنگام برنامه‌ریزی نیز بیش از اندازه وسواسی نباشیم. به اصطلاح، یه این ساعات، ساعات بی‌ساختار گفته می‌شود.

  • از تکنیک ماتریس آیزنهاور استفاده کنید

همانطور که پیشتر در بخش‌های قبلی یادآور شدیم، از جمله مشکلات مدیریت زمان، عدم توانایی در اولویت‌بندی امور است. افراد بسیاری، در اولویت‌بندی کارهای مهم روزانه، دچار مشکل هستند، حال ما برای حل این معضل، استفاده از ماتریس آیزنهاور را پیشنهاد می‌کنیم.

ماتریس آیزنهاور، از جمله پرکاربردترین تکنیک های مدیریت زمان به شما می‌رود و برای اینکه بدانیم در هر لحظه، کدام کار اهمیت بیشتری دارد، می‌توانیم از آن استفاده کنیم. این ماتریس، با نام نمودار اهمیت و فوریت نیز شناخته می‌شود؛ زیرا تمامی کارها در این روش، بر اساس اهمیت و فوریت‌شان دسته بندی می‌شوند.

برای استفاده از این تکنیک، تنها به یک کاغذ و قلم احتیاج دارید. دو خط متقاطع روی کاغذ رسم کنید؛ خط عمودی، خط اهمیت کارهاست و خط افقی، خط فوریت. حال چال بخش دارید که به این صورت نام‌گذاری خواهند شد:

  • کارهای فوری و مهم
  • کاری مهم ولی غیرفوری
  • کاری فوری ولی غیرمهم
  • کارهای غیرفوری و غیرمهم

حال با توجه به این چهار دسته‌بندی، کارهای خود را اولویت‌بندی کرده و بر آن اساس، شروع به انجامشان کنید.

سوالات متداول

اهمیت مدیریت زمان در چیست؟

جواب این سوال کاملا آشکار است؛ مدیریت زمان با بازدهی و انجام باکیفیت کارها، رابطه‌ای مستقیم دارد. مدیریت زمان نه تنهای موفقیت شغلی و حرفه‌ای را برای ما به دنبال دارد، بلکه در زندگی شخصی و فردی نیز موجب رضایت ما از خودمان می‌شود.

آیا واقعا اکثر افراد به ضعف در مدیریت زمان دچار هستند؟

جالب است بدانید که ضعف در مدیریت زمان، می‌تواند ریشه در مشکلات بسیاری داشته باشد، به عبارت دیگر، علت کمبود وقت، همیشه ضعف در مدیریت زمان نیست، بلکه دلایل بسیاری می‌توانند به صورت مستقیم و غیرمستقیم به این معضل ختم شوند.

از جمله ریشه‌ها و اشتباهات مدیریت زمان چیست؟

تعیین اهداف نادرست و غیرواقعی، اولویت‌بندی اشتباه، اهمال کاری و پشت گوش انداختن، کمال طلبی افراطی، عدم توجه به انرژی ذهنی و جسمی، عدم توانایی در نه گفتن، انتخاب راه حل نادرست برای حل مشکل و… همگی از جمله اشتباهات رایج در مدیریت زمان هستند.

راهکارها و تکنیک‌های مدیریت زمان کدامند؟

یادداشت امور روزانه، داشتن دفتر برنامه‌ریزی، عدم جزیی‌نگری و وسواس افراطی در برنامه‌ریزی، استفاده از ماتریس آیزنهاور، پرهیز از انجام امور به صورت همزمان و…، از جمله راهکارهای مدیریت زمان هستند.

 

نظر خود را راجع به این درس بنویسید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *