ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور که به آن ماتریس مهم و فوری نیز گفته می شود، روشی برای اولویت بندی وظایف بر اساس فوریت آنهاست. چارچوب ماتریس آیزنهاور بر مبنای بهره وری، اولویت بندی و مدیریت زمان است. رویکرد ماتریس آیزنهاور شامل ترسیم یک مربع چهار جعبه ای با محور x با برچسب Urgent and Not Urgent و محور y با عنوان Important and Not Important است.

این ماتریس به شما کمک می کند تا وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت تعیین کرده و آنها را اولویت بندی کنید.

تاریخچه ماتریس آیزنهاور چیست؟

ذهنیت اصلی ماتریس معروف آیزنهاور، از دویت دی آیزنهاور است. او یکی از پربارترین زندگی هایی را که می توانید تصور کنید، سپری کرد.
آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود و از ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ دو دوره خدمت کرد. او خدماتی مانند توسعه سیستم بزرگراه بین ایالتی در ایالات متحده، راه اندازی اینترنت، اکتشاف فضا (ناسا) و استفاده صلح آمیز از منابع انرژی جایگزین (قانون انرژی اتمی) را ارائه کرد که مستقیماً منجر به پیشرفت چشمگیر ایالت متحده امریکا شد.

آیزنهاور پیش از رئیس جمهور شدن، یک ژنرال ۵ ستاره در ارتش ایالات متحده بود، در زمان جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در اروپا خدمت می کرد و مسئولیت برنامه ریزی و اجرای حملات به آفریقای شمالی، فرانسه و آلمان را بر عهده داشت. همچنین او به عنوان رئیس دانشگاه کلمبیا خدمت کرد، و اولین فرمانده عالی ناتو شد.

دوایت آیزنهاور در زمان ریاست جمهوری خود، به سختی در مورد اینکه بر کدام یک از کارهایش باید تمرکز کند، تصمیم می گرفت. این مهم سرانجام وی را برآن داشت تا ماتریس معروف آیزنهاور را ابداع کند، که امروزه به ما کمک می کند با توجه به فوریت و اهمیت کارها را اولویت بندی کنیم.

در واقع او تفاوت اساسی میان کارهای فوری و مهم را درک کرد. آیزنهاور در یک سخنرانی در سال ۱۹۵۴ گفت:

“من دو نوع مشکل دارم، ضروری و مهم. موارد ضروری مهم نیستند و موارد مهم فوری نیستند.”

در این مقاله در مورد چگونگی بهره وری بیشتر و نحوه کار استراتژی آیزنهاور صحبت می کنیم.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور چگونه است؟

ماتریس آیزنهاور (که گاهی اوقات آن را جعبه آیزنهاور یا ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور می نامند ) روشی آسان و در عین حال فوق العاده موثر برای اولویت بندی و مدیریت وظایف و وقت شماست.
این ماتریس اساساً باعث می شود همه فعالیت های خود را به چهار سطح اولویت دار تقسیم کنید.

  • وظایف “مهم” و “فوری”. این وظایف بالاترین سطح اولویت را دارند و باید تمرکز اصلی شما برای تکمیل آنها در اسرع وقت (اغلب در همان روز) باشد.
  • وظایف “مهم” ، اما “فوری نیست”. اینها اهداف و وظایف بلند مدت مهم هستند اما مهلت (ددلاین) مشخصی ندارند. باید زمان انجام آنها را برنامه ریزی کنید، و بلافاصله پس از پایان کارهای ربع اول “Do” ، نسبت به انجام آنها اقدام کنید.
  • وظایف “مهم نیست” اما “فوری” است. این وظایف همان کارهایی است که می توانید به سایر افراد حرفه ای محول کنید، اما فقط پس از انجام وظایف ربع اول و دوم.
  • وظایف “مهم نیست” و “فوری نیستند”. این وظایف در ربع “حذف” قرار می گیرند زیرا شما باید انجام آنها را در برنامه تان حذف کنید. عمدتا این کارها نیازی به انجام دادن ندارند و اغلب بعنوان اتلاف وقت محسوب می شوند.

نکته قابل توجه در مورد ماتریس این است که می توان از آن برای برنامه های بهره وری (“چگونه هر هفته وقت خود را بگذرانم؟”) و برای برنامه های روزانه (“امروز چه کاری باید انجام دهم؟”) استفاده کرد.

ربع اول: انجام دهید (DO) مهم و فوری

ربع اول را “Do ” می نامیم زیرا از مهمترین وظایف شما تشکیل شده است که باید فوری و فقط در همان روز انجام شود. وظایفی که ددلاین آنها نزدیک است یا وظایفی که نمی توان آنها را به تأخیر انداخت، معمولاً در این گروه قرار می گیرند. این وظایف معمولاً وقت گیرترین کارهای روز هستند.

یک راه برای قرار دادن وظایف در این گروه، اینست که ابتدا باید اولویت های خود را کاملاً تجزیه و تحلیل کنید و سپس تصمیم بگیرید که آیا این کار باید طی امروز انجام شود.
راه دیگر برای طرح این موضوع این است که متود مارک تواین معروف ” قورباغه ات را قورت بده ” را در ذهن داشته باشید، این بدان معناست که شما باید اولین کار را صبح انجام دهید.

ربع دوم: مهم اما غیر فوری

در ربع دوم وظایف مهم هستند اما فوریت کمتری دارند .
وظایف موجود در این ربع باید برای زمان دیگری برنامه ریزی شود. به طور کلی، این وظایف مطابق با اهداف بلند مدت شما هستند و به رشد شما کمک می کنند. یک مثال معمول روزمره می تواند ورزش باشد. شما می دانید که برای سلامتی بسیار مهم است، اما نمی توانید زمانی را به آن اختصاص دهید. بنابراین، شما باید در مورد زمان آماده بودن برای تعیین آن تصمیم بگیرید.

وظایف ربع ۲ ، معمولاً کارها یا پروژه هایی است که می تواند به شما در امور شخصی یا حرفه ای کمک کند یا به کسب و کار شما در رسیدن به یک هدف بلند مدت کمک کند. بنابراین به یاد داشته باشید، اینکه موارد ربع دو “فوری” در نظر گرفته نمی شوند، به این معنی نیست که نباید برای عمل به آنها مهلت های واقعی را تعیین کنید.

ربع سوم: غیر مهم، فوری

در ربع سوم وظایف برای شما اهمیت کمتری نسبت به دیگران دارند اما بسیار “فوری” هستند. اینجاست که داشتن روحیه تیمی در هر فرهنگ شرکت بسیار مهم میشود.
ربع سوم از آیزنهاور ماتریس، این دسته مربوط به وظایفی است که مهم نیستند، بلکه فوری هستند. اگرچه به نظر ضد شهودی می آید، زیرا به طور طبیعی، اولین غریزه شما این است که وظایف فوری نیز مهم هستند؟ این فعالیت ها به طور کلی فریب با اهمیت بودن را به شما می دهند، در حالی که در واقع، آنها واقعاً کمک چندانی به بهره وری شما نمی کنند. شما باید تصمیم بگیرید که آیا نیاز به برنامه ریزی مجدد دارید یا اینکه شخص دیگری می تواند این کار را برای شما انجام دهد.

برخی از این مثالها می توانند شامل برنامه ریزی مصاحبه، پاسخ به برخی از ایمیل ها یا جلسات تیمی باشند که می تواند توسط شخص دیگری انجام شود، در حالی که شما مشغول انجام فعالیتهای ربع ۱ خود هستید.

ربع چهارم: غیر مهم غیر فوری

وظایف در آخرین دسته ماتریس آیزنهاور نه مهم است نه فوری. به همین دلیل ربع آخر را “حذف” نامیده می شود زیرا در این ربع کارهایی را که اصلاً نباید انجام دهید را قرار می دهید که باید آنها را از برنامه روزانه / هفتگی “حذف” کنید.

این دسته شامل وظایفی است که اساساً قاتلان بهره وری شما هستند. آنها به هیچ وجه در رسیدن به اهداف شما سهیم نیستند. این فعالیت ها را شناسایی کرده و آنها را از بین ببرید تا بهره وری شما افزایش یابد.
عادت های بدی را که اساساً باعث اتلاف وقت هستند، را کشف و متوقف کنید. این عادات واقعا وقت گیرند. نمونه های متداول این فعالیت ها شامل گشت و گذار در شبکه های اجتماعی، بررسی مداوم تلفن از نظر تماس یا پیام، انجام بازی های ویدیویی و … است.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

استفاده از ماتریس ایزونهاور در زندگی، به همین راحتی نیست! اما با کمی تلاش می توانید خود را در مسیر درست قرار دهید. اول از همه، شما باید فعالیتهای فوری و مهم خود را طبقه بندی کنید. برای انجام این کار، شما باید اولویت های خود را را تعیین کنید.

پس از طبقه بندی کردن وظایف فوری و مهم خود، موارد زیر می تواند به شما در استفاده کامل از پتانسیل ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان کمک می کند.

  • به هر ربع کد رنگی بدهید

کدهای رنگی را به ربع های خود اختصاص دهید تا به شما در درک الویت انجام وظایف کمک کند. با تخصیص رنگ ها، می توانید نگاهی سریع به کارهای بعدی بیندازید. این کدهای رنگ همچنین به شما کمک می کنند تا وظایف خود را برای تصمیم گیری آگاهانه در اولویت قرار دهید.

مثلا؛ ربع do فوری و مهم را می توان به رنگ قرمز نشان داد تا فوریت کارها را نشان دهد.

  • کارهای حرفه ای و شخصی خود را طبقه بندی کنید

برای جلوگیری از تعهدات بیش از حد، در کارهای حرفه ای و شخصی خود ماتریس جداگانه تهیه کنید. این امر دید شما را نسبت به آنچه در پیش رو دارید، باز کرده و بر نحوه مدیریت وقت تأثیر زیادی می گذارد.

  • تعداد موارد در هر ربع را محدود کنید

افزودن وظایف زیاد، کار را بیش از حد پیچیده می کند و از هدف اصلی استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان دور می شوید. برای بهینه سازی آن، تعداد اقدامات را به ۷ یا ۸ مورد محدود کنید. به این ترتیب شما در کارهایی که باید انجام دهید غرق نمی شوید.

نکات مدیریت زمان در هنگام کار با ماتریس آیزنهاور

۱. قرار دادن کارها در یک لیست ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه از خود بپرسید که در ابتدا چه کارهایی ارزش انجام را دارد.
۲. سعی کنید در هر ربع بیش از هشت وظیفه قرار نگیرد.
۳. شما همیشه باید فقط یک لیست را برای کارهای شغلی و خصوصی داشته باشید.
۴. اجازه ندهید دیگران اولویت شما را تعریف کنند.
۵. سعی کنید بیش از حد در مدیریت کارهای خود تعطل نکنید.
۶. برای استفاده بیشتر از روز کاری خود از تکنیک Pomodoro استفاده کنید.
۷. شب قبل برنامه ریزی کنید و صبح زود (روز بعد) وظایف را مرور کنید
۸. وظایفی را که به دیگران محول می کنید، بررسی کنید تا پیشرفت را با کمک ابزار مدیریت زمان و وظایف مشاهده کنید.

سخن پایانی

ماتریس آیزنهاور یک استراتژی کامل نیست، اما می‌توان از آن به عنوان یک ابزار تصمیم‌گیری مفید برای افزایش بهره وری و حذف رفتارهایی که انرژی ذهنی را تقلیل می دهند، وقت را تلف می کنند و به ندرت شما را به سمت اهداف سوق می دهند، استفاده کرد.

برای مطالعه بیشتر میتوانید مقاله استراتژی کسب و کار را مطالعه کنید.

تهیه لیست کارها و لیست اهداف بلند مدت از طریق این منشور، به شما کمک می کند تا روزها، هفته ها و بازه های زمانی طولانی تر خود را با استراتژیک و موثر تر تعیین کنید.

سوالات متداول

اصول و چارچوب کارکرد ماتریس آیزنهاور بر چه اساسی است؟

چارچوب ماتریس آیزنهاور بر مبنای بهره وری، اولویت بندی و مدیریت زمان است

ماتریس آیزنهاور چگونه در مدیریت زمان به مدیران یک سازمان کمک می کند؟

مدیران جهت مدیریت زمان خود می توانند به کمک ماتریس وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت تعیین کرده و آنها را اولویت بندی کنند.

در ربع اول چه نوع وظایفی را باید قرار داد؟

در ربع اول وظایفی که ددلاین آنها نزدیک است یا وظایفی که نمی توان آنها را به تأخیر انداخت، معمولاً در این گروه قرار می گیرند. این وظایف معمولاً جزو مهم ترین و اساسی ترین کارهای روز مره شما هستند.

طبق ماتریس ایزنهاور کدام دسته از وظایف را می توانیم به دیگران واگذار کنیم؟

وظایف مربوط به ربع سوم که مهم نیستند، اما فوری هستند.

در ربع حذف چه گروه وظایفی قرار می گیرند؟

فعالیت هایی مانند گشت و گذار در شبکه های اجتماعی، بررسی مداوم تلفن از نظر تماس یا پیام، انجام بازی های ویدیویی و …

5 دیدگاه برای “ماتریس آیزنهاور چیست؟

  1. غرفان ملکیان گفته:

    به نظر من کارهایی مثل گشتن در شبکه های مجازی و … لازم هست و نباید این برنامه ها رو از زندگیمون حذف کنیم.

    • ادمین سایت گفته:

      بله دوست عزیز. نظر شما درسته. اما توصیه ما این است که طبق ماتریس بعد از انجام وظایف ربع اول و دوم، به کارهایی از این قبیل بپردازیذ.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *