۱۰ وظیفه که مدیران نباید به دیگران واگذار کنند!

مهمترین وظایفی که مدیران نباید به دیگران واگذار کنند چیست؟

همانطور که می دانیم مدیر تصمیم گیرنده اصلی و نهایی سازمان است و کارمندان را در مسیر اهداف نهایی و چشم انداز سازمان هدایت می کند. با توجه به اینکه وظایف مدیر گاهی سنگین است برخی از وظایف به مدیران میانی یا سرپرست تیم ها سپرده می شود. اما در این بین وظایفی هم هستند که مدیر هرگز نباید انها را به دیگران تفویض نماید و لازم است شخصا برای آنها تصمیم گیری به عمل آورد.

در این مقاله قصد داریم به ۱۰ مورد از مهم ترین وظیفه که مدیران نباید به دیگران واگذار کنند اشاره کنیم. این وطایف مواردی هستند که هر مدیری باید به آنها توجه لازم را داشته باشد.

1. تعیین چشم انداز سازمان

چشم انداز جوهره رهبری است، بنابراین اگر یک مدیر بخواهد تعیین چشم انداز را به شخص دیگری (یک مشاور، یک تیم، یک عضو تیم) واگذار کند، ممکن است رهبری خود را نیز در بلند مدت، واگذار کند! مطمئناً خوب است برای تعیین و تنظیم چشم انداز استاندارد دیگران را نیز مشارکت دهید و از آنها نظر بخواهید اما واگذاری تعیین چشم انداز به فردی غیر از رهبر سازمان عملکردی است که در اینده به ضرر رهبر و سازمان خواهد بود.

برای اطلاعات بیشتر در مورد تعیین چشم انداز، باید دریابید اعضای سازمان چه ارزش های مشترکی با یکدیگر دارند. توجه به این موضوع، یکی از زمینه‌هایی است که مدیر می تواند چشم اندازی را تعیین کند که کارکنان با نهایت تلاش در آن راستا بکوشند و بهترین نتایج را رقم بزنند.

بیشتر بدانید: 9 راه برای بهبود وفاداری و مشارکت کارکنان

2. تصمیم برای استخدام نیرو یکی از وظیفه که مدیران نباید به دیگران واگذار کنند

مدیران برای یافتن استعدادها و تصمیم گیری در مورد استخدام نیرو، بیش از حد به مشاوران، آژانس ها، کمیته های جستجو و بخش منابع انسانی شرکت خود وابسته هستند.

یادتان باشد استخدام استعدادها، یکی از مهمترین کارهایی است که یک مدیر می تواند برای موفقیت سازمان انجام دهد. پس چرا چنین فرآیند مهمی را به شخص دیگری محول کنید؟ هیچ کسی بهتر از شما، مسیر پیش روی شرکت و چشم اندازها را نمی‌داند. از اینرو مناسب ترین شخص برای مصاحبه و استخدام نیروی مناسب برای شرکت، فقط شخص مدیر سازمان است، نه حتی مشاور وی.

بدیهی است این استخدام می تواند با کمک گرفتن از نظرات مشاوران باشد، امال تصمیم نهایی باید توسط مدیر گرفته شود.

3.نقش عملی در قبال کارمند جدید

فرقی ندارد که مدیر کدام سطح هستید. چه مدیر ارشد سازمان باشید چه مدیر کارمندان سطح ابتدایی، شما یک مدیر هستید. مدیر باید نقشی عملی در کمک به کارمند جدید را ایفا کند تا احساس خوبی در کارمند جدید ایجاد نماید. علاوه بر آن مدیران باید نقش فعالی در برنامه‌های تعلیمی و پرورش نیروها داشته باشند و برنامه‌های خود را تا حد امکان، برای کارمند جدید روشن کنند و برای او وقت بگذارند.

بهترین حالت، مدیری است که هنگام ورود هر کارمند جدید، شخصا او را به سایر کارکنان معرفی کرده و از او استقبال می کند. اما بدترین حالت نیز مدیری است که به یک سفر دو هفته ای می‌رود و هرگز کارمند جدید خود را نمی بیند!

بیشتر بدانید: انواع مدیران و نقش آنها در سازمان

4. نظم و انضباط

اکثر مدیران، ایجاد نظم و انضباط در سازمان را فقط از مدیر منابع انسانی خود طلب می‌کنند. این کار، یک اشتباه بزرگ است! وقتی پای نظم و انضباط به میان می‌آید، مدیران باید به عنوان الگوی سازمان بهترین نظم و انضباط را در کارهای خود نشان دهند و به کارهای اشتباه خود نیز دقت داشته باشند.

به خاطر داشته باشید شیوه برخورد مدیر سازمان با مسائل همواره به گوش کارمندان می رسد و الگوی رفتاری انان در سازمان خواهد شد. پس بکوشید بهترین الگو را برای کارکنان خود ایجاد کنید.

5. تمجید و قدردانی

مدیرانی که قادر نیستند قدردانی و تمجید از افراد را به خوبی به عمل آورند، به هر کاری دست می زنند تا از انجام این کار که یکی از مهمترین وظایف مدیران سازمان است، شانه خالی کنند و یا آن را بر دوش دیگران بیندازند. چنین مدیرانی اغلب از دیگران می‌خواهند که متن نامه‌ها و سخنرانی‌های تشکر را بنویسند و از دستیاران اداری خود می‌خواهند برای کارمندان هدایایی تهیه کنند. لازم است بدانید برای اینکه این قدردانی به درستی به عمل آید لازم است صداقت در آن دیده شود.

قدردانی از کارکنان نیز یکی از مهمترین وظایف مدیران است که نباید به دیگران واگذار کنند، چرا که تفویض آن به دیگری، کارکرد اصلی این کار را از بین می برد و از تاثیر بی نظیر آن می‌کاهد.

6. انگیزه

همه چیز به رهبر سازمان بستگی دارد که یک محیط انگیزشی ایجاد کند یا فضایی عادی را ترجیح دهد. با این حال لازم است بدانید ایجاد یک محیط انگیزشی صرفا نصب جملات انگیزشی بر روی میز و در و دیوار اتاق های شرکت نیست. شما باید به گونه ای احساس مثبت و خوشایند در کارمندان سازمان خود ایجاد کنید که آنها با تمام وجود برای موفقیت سازمان بکوشند، گویی شرکت متعلق به خودشان است.

بیشتر بدانید: 16 راه ساده برای رشد مقرون به صرفه یک کسب و کار کوچک

7. رهبری تغییر ؛ تحول آفرین

این نقش رهبر است که چشم انداز تغییر را ایجاد کند (دوباره به بخش تعیین چشم انداز سازمان بروید و ان را بخوانید). در واقع همانگونه که تعیین چشم انداز سازمان از وظایف اصلی مدیران سازمان است، تعیین چشم انداز تغییر و رهبری تغییر نیز از دیگر وظایف مهم مدیران سازمان است که به هیچ مجه نباید به دیگران تفویض گردد.

گرچه به دلیل گستردگی مباحث، این احتمال وجود دارد که مدیران سازمان در رهبری تغییر اشتباه کنند و به همین دلیل استفاده از راهنمایی های مشاوران و همراهان قدرتمند و دلسوز و خیرخواه سازمان ضروری می نماید، اما لازم است تصمیم گیری نهایی بر عهده رهبران سازمان باشد و این وظیفه خطیر به فرد دیگری واگذار نشود.

8. توسعه

یک رهبر نباید توسعه سازمانی را تنها به مدیر منابع انسانی، مدیر اجرایی یا مدیر آموزشی واگذار کند. درست است که همه اینها باید در امور خود توسعه و پیشرفت را مدنظر داشته باشند و پشتیبان توسعه سازمان باشند، با اینحال توسعه سازمانی باید توسط شخص رهبر تعیین گردد و گزارش عملکرد مدیران بخش های مختلف نیز به رهبر ارجاع داده شود تا از مسیر توسعه که سازمان طی می کند کاملا مطلع باشد.

9. ارزیابی عملکرد

یکی از نگرانی‌ها در مدیریت این است که کارمندان، خودشان ارزیابی‌های خودشان را می نویسند و سپس مدیر آن را به عنوان ارزیابی نهایی امضا می‌کند. شما باید بتوانید نظرات و ارزیابی های خودتان را به صورت شفاف و مستقیم به کارکنان برسانید تا آنها بتوانند اصلاحات و اقدامات لازم برای آنها را انجام دهند.

خیلی اوقات پیش می‌آید که شما انتظاری از یک کارمند داشته اید که گزارشات نشان می دهند او نتوانسته آن را انجام دهد. پس از انجام تحقیقات لازم برای حل مشکل، مشخص می شود وی اصلا مطلع نبوده که چنین وظیفه ای بر عهده وی گذاشته شده است.

به همین دلیل اگر ارزیابی ها توسط شخص مدیر سازمان انجام گیرد، می توان به صورت شفاف، تمام امور محوله را به کارمندان منتقل شده و نتایج عملکرد آنها در نهایت مورد بررسی قرار گیرد.

بیشتر بدانید: فرهنگ سازمانی چیست؟ 

10.بررسی مشکلات سازمان

یکی از مواردی که باعث فرسودگی شغلی نیروی کار در سازمان ها می شود، بحث تکرار مشکلات در سازمان است. گاهی ممکن است کارکنان بار ها و بارها یک مشکل را به بالا دستی خود منتقل کرده باشند، اما نتیجه مطلوبی حاصل نشده باشد. این موضوع می‌تواند شامل موارد مختلفی مانند مشکلات مالی، کمبود نیروی انسانی و … باشد.

اما مهمتر از همه این است که خیلی از اوقات، مشکل ارجاع داده شده اصلا به گوش مدیر سازمان نمی‌ رسد که او بخواهد آن را بررسی کرده و دستورات لازم برای رفع آن را صادر کند. به همین علت، بهتر است هر چند وقت یکبار به صورت مستقیم با کارکنان سازمانتان در ارتباط باشید، صحبت های آنها را بشنوید و با آنان به صورت مستقیم هم کلام شوید. این کار علاوه بر ایجاد حس وفاداری کارمندان به سازمان، می تواند موقعیتی باشد که مشکلات را از زبان خود انها بشنوید و برای رفع آنها اقدامی کنید.

سوالات متداول

1-ایا مدیران می توانند همه وظایف خود را تفویض کنند؟

خیر. برخی وظایف مدیران هرگز نباید به دیگران تفویض گردد و لزوما باید توسط مدیران یا رهبران سازمان اتخاذ گردد.

2-چند مورد از وظایفی که مدیران نباید به دیگران واگذار کنند را نام ببرید:

تعیین چشم انداز سازمان، استخدام نیرو، چشم انداز تغییر، ارزیابی عملکرد کارکنان و موارد دیگری که در این مقاله به تفکیک نام برده و شرح داده شده اند، از جمله وظایفی هستند که مدیران نباید به دیگران واگذار کنند.

3-مدیران چگونه می توانند با مشکلات کارمندان خود آشنا شوند؟

در صورتی که مدیران هر چند وقت یکبار به صورت مستقیم با کارکنان سازمان خود در ارتباط باشند، صحبت های آنها را بشنوند و با آنان به صورت مستقیم هم کلام شوند، می توانند با مشکلات آنها از نزدیک آشنا شده و با دستورات لازم و اقدامات اساسی در رفع آنها بکوشند.

4-اثرات برقراری ارتباط مدیر با کارمندان چیست؟

این کار علاوه بر ایجاد حس وفاداری کارمندان به سازمان، می تواند موقعیتی باشد که مدیر سازمان مشکلات را از زبان خود انها بشنود و برای رفع آنها دستورات لازم و اقدامات لازم را تعیین نماید.

منبع:
https://www.thebalancecareers.com/