- 02188660463
- تهران، خیابان آزادی، خیابان بهبودی
همه ما مشکلات مدیریت زمان را در محل کار تجربه کرده ایم. شما امیدوار و خوش بین از خواب بیدار می شوید، نه تنها به تمام ضرب الاجل های خود عمل می کنید، بلکه به باشگاه می روید و یک صبحانه خانگی سالم هم میل می کنید.
محتویات این مقاله
پس از آن زندگی تازه شروع می‌شود! دیر از خانه بیرون می‌روی، به ترافیک می خوری، و خسته از همه چیز تازه به میزت در اتاق کار می رسی. وقتی می‌نشینی تا بالاخره به پروژه‌ای که هفته‌ها آن را به تعویق انداخته ای، رسیدگی کنی، ناگهان متوجه می‌شوی تا خود ظهر پشت سر هم جلسه داری. و برای اولین جلسه هم با تاخیر رسیده ای. بالاخره همه چیز را پشت سر می گذاری و جلسات هم تمام می شوند. آخر وقت یک جلسه با معاون رییس داری که یک درخواست عجیب غریب از تو دارد. او پروژه ای را به تو واگذار کرده و می گوید: «این پروژه فقط باید یک ساعت طول بکشد!»
خوب می دانم در این لحه ممکن است چه احساسی داشته باشی. اما خبر خوب این است که راه هایی برای بازیابی ساعت‌های گمشده روزت که فکر می کنی هرگز قابل بازگشت نیستند وجود دارد. آن هم در یک کلمه طلایی نهفته است: مدیریت زمان شخصی!
مدیریت زمان شخصی یعنی به جای اینکه اجازه دهید زمان شما را مدیریت کند، شما زمان خودتان را مدیریت کنید.
در این مقاله ده نکته مهم برای مدیریت زمان را برای شما بازگو خواهیم کرد تا با استفاده از آنها قادر باشید زمان خودتان را به خوبی مدیریت کنید.
بیشتر بدانید: 7 راز مهم برای شادی در کسب وکار
اگر می‌خواهید مدیریت زمان شخصی خود را بهینه کنید، ابتدا باید بفهمید زمان خود را صرف چه فعالیت هایی می کنید. سعی کنید با شناسایی فعالیت های روزانه خود، مدت زمان آن ها را به مدت یک هفته ثبت کنید. ثبت زمان ها در چند مورد به شما کمک می کند:
با انجام این ممیزی زمان، کاملاً مشخص می شود که چه مقدار از زمان شما صرف افکار، گفتگوها و فعالیت های غیرمولد یا غیرمفید می شود.
با انجام این تکنیک، شما درک دقیق تری نسبت به مدت زمانی که برای هر کاری صرف می شود به دست خواهید آورد (که برای اجرای بهینه آن در مراحل بعدی بسیار مفید خواهد بود). این تمرین همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا زمانی از روز که بیشترین بهره‌وری را دارید پیدا کنید. به این ترتیب می توانید تصمیم بگیرید برای کار کردن روی پروژه‌هایی که به بیشترین تمرکز و خلاقیت نیاز دارند، کدام ساعت از روز را اختصاص دهید.
دوره های رایگان دکتر افشین فاتح
این مرحله برای یادگیری نحوه مدیریت زمان در محل کار بسیار حیاتی است. سعی کنید روز خود را با فهرستی از کارهای سازماندهی شده شروع کنید. بهتر است این فهرست را روز قبل تهیه کرده باشید. در واقع قبل از اینکه کار روزانه خود را ترک کنید، فهرستی از مهم ترین وظایف روز بعد را برای خودتان تهیه کنید. این کار به شما امکان می دهد به محض رسیدن به دفتر کار، فعالیت های مورد نظر را طبق برنامه و کاملا دقیق شروع کنید و سر در گم نباشید.
ثبت کردن همه کارهای فردا بر روی کاغذ، باعث می شود شب بیداری نکشید و نیازی نباشد با افکار درهم و برهم کلنجار بروید و خوابهای آشفته ببینید. با ثبت منظم فعالیت هایی که روز بعد باید انجام دهید ضمیر ناخودآگاه تان برنامه ریزی می شود تا به جای شما به سازماندهی افکارتان بپردازد. به این ترتیب صبح فردا با ذهنی آرام و بینش های جدیدی برای یک روز کاری خوشایند از خواب بیدار می شوید.
اگر نمی توانید از روز قبل این کار را انجام دهید، لیست خود را اول هر صبح و قبل از انجام هر کاری بنویسید. با این کار متوجه می شوید مدت زمانی که برای ایجاد یک برنامه روشن صرف می‌کنید، در مقایسه با زمانی که بی برنامه پیش می روید و کارها در هم و بر هم می شوند یا به تعویق می افتند، چیزی نیست.
بیشتر بدانید: انواع مدیر و نقش آن ها
همانطور که فهرست کارهای خود را سازماندهی می کنید، اولویت بندی برای مدیریت موفق زمان در محل کار نیز یک امر بسیار کلیدی است که باید آن را در نظر داشته باشید. با حذف کارهایی که از ابتدا نباید انجام می دادید شروع کنید. سپس سه یا چهار کار مهم را شناسایی کرده و ابتدا آنها را انجام دهید. وقتی به این ترتیب پیش بروید، مطمئن می شوید کارهای ضروری را تمام کرده‌اید.
لیست کارهای خود را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که آن را بر اساس اهمیت یک کار و نه بر اساس فوریت آن سازماندهی کرده اید. مسئولیت های مهم، موجب دستیابی به اهداف خودتان می شوند، در حالی که مسئولیت های فوری نیاز به توجه فوری دارند و با دستیابی به اهداف دیگران مرتبط هستند. وقتی باید واقعاً روی فعالیت‌هایی تمرکز کنیم که با اهداف تجاری ما مرتبط هستند، اجازه می‌دهیم موارد فوری غالب شوند.
برای جلوگیری از این دام، می توانید از یک نکته خاص در مدیریت زمان برای کار استفاده کنید که در کتاب استفن کاوی، به آن اشاره شده است. او ماتریس مدیریت زمان را که به ماتریس آیزنهاور معروف است، به عنوان یک ابزار سازمانی مفید و کاربردی برای اولویت بندی وظایف ارائه می دهد. این ماتریس بر اساس ایده های مهم و فوری تنظیم شده است.
در اینجا هر یک از اجزای این ماتریس را بررسی می کنیم:
در ادامه نگاهی به انواع فعالیت ها در هر بخش می اندازیم.
سعی کنید ماتریس مدیریت زمان خود را ایجاد کنید و لیست کارها و فعالیت های روزانه خود را در آن وارد کنید تا به ارزیابی مناسبی از نحوه گذران ساعات خود برسید.
وقتی بتوانید اولویت بندی را مشخص کنید، مدیریت زمان شخصی شما می تواند به سطح کاملا جدیدی برسد و بسیار مفید تر باشد. به این ترتیب در روزهایی که وقت کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد، دقیقا می دانید کجا و روی چه کاری باید زمان بگذارید.
سعی کنید همه کارهایی که از یک نوع هستند را با هم انجام دهید. به این ترتیب پیش از رفتن به کار بعدی، در زمان و انرژی ذهنی خود صرفه جویی می کنید. به عنوان مثال بکوشید برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها، برقراری تماس‌های تلفنی، تشکیل پرونده و… زمان‌های جداگانه‌ای را در نظر بگیرید. به ایمیل‌ها و پیام‌هایی که در حین انجام یک کار دیگر به دستتان می رسد پاسخ ندهید، زیرا این کار فقط باعث حواس‌پرتی از کار اصلی که در حال انجام آن هستید خواهد شد. پس نوتیفیکیشن های تلفن و ایمیل خود را خاموش کنید تا با آمدن هر نوتیفیکیشن وسوسه نشوید آن را چک کنید. به این ترتیب وسوسه چک کردن در زمان تعیین نشده، کاملاً از ذهن و افکارتان بیرون می رود.
فرم تقاضای دریافت مشاوره رشد کسب و کار
این تکنیک یکی از ساده ترین نکات مدیریت زمان برای انجام یک کار است، اما می تواند یکی از سخت ترین آنها به شمار آید. بر روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید و از همه عوامل حواس پرتی جلوگیری کنید. انجام چند کار همزمان، ممکن است وسوسه انگیز باشد، اما وقتی می خواهید این کار را انجام دهید، دریت مثل این است که به پای خود شلیک می کنید! چون تمرکزتان در همه چیز به هم می ریزد. وقتی از یک کار به کار دیگری می پرید، زمان را از دست داده و عملا بهره وری خود را به شدت کاهش می دهید.
علاوه بر آن حواستان باشد در فهرست کارهایی که بسیار طولانی و زمانبر هستند غرق نشوید. تاکید بر انجام کار های طولانی، باعث کوتاه‌تر شدن زمان آنها نمی‌شود؛ بنابراین سعی کنید آن را به چند بخش کوچکتر تقسیم کنید. سپس با آرامش نفس بکشید، نفس بکشید، و هر بخش آن را در زمان خودش و طبق برنامه انجام دهید.
به‌جای اینکه شروع کنید به انجام کار و تا زمانی که تمام می شود دست از آن نکشید، باید برای انجام آن یک محدوده زمانی تعیین کنید. در واقع بخشی از برنامه‌ریزی شما باید شامل تعیین محدودیت‌های زمانی برای انجام کارها باشد.
اگر به دنبال تنظیم یک سرعت ثابت برای گردش کار خود هستید، تکنیک Pomodoro می تواند به شما کمک کند که لیست کارهای خود را در قسمت های 25 دقیقه ای تقسیم کنید و بین هر دوره، استراحت کوتاهی داشته باشید و پس از تکمیل چهار بخش، استراحت طولانی تری را به خودتان اختصاص دهید. این تکنیک، تمرکز محدود را با استراحت های مکرر متعادل می کند، فشار ذهنی را کاهش می دهد و موجب حفظ انگیزه می شود.
اگر ترجیح می دهید سرعت خود را تنظیم کنید، تایم باکس، به شما امکان می دهد زمان های مختلف را برای خودتان محدود کنید. از گزارش زمان خود (مرحله شماره 1) استفاده کنید تا تخمین بزنید که یک فعالیت چقدر طول می کشد. هنگامی که زمان تعیین شده را صرف آن کار کردید، به فعالیت مهم بعدی بروید. هنگامی که این پارامترها را در اختیار داشته باشید، خواهید دید که بهره وری شما رشد چشمگیری خواهد داشت و لیست کارهایتان کاهش می یابد.
بیشتر بدانید: کار آفرینی اجتماعی چیست؟
استراحت‌ها را به عنوان بخشی از برنامه خود در لیست کاری تان بگنجانید. وقتی کاری را تمام کردید، به خودتان فرصت دهید تا نفسی تازه کنید. استراحت های کوتاهی برای شارژ خودتان داشته باشید، خواه یک پیاده روی کوتاه باشد یا یک بازی پینگ پنگ، گوش دادن به یک موسیقی بی کلام، کمی مدیتیشن یا هر چیز دیگری که حالتان را خوب می کند و به ذهنتان آرامش می بخشد.
اگر نه گفتن را یاد نگیرید، هرگز یاد نمی گیرید چگونه زمان را در محل کار خود مدیریت کنید. این فقط خود شما هستید که دقیقا می دانید برای چه کارهای دیگری وقت دارید. بنابراین اگر برای تمرکز بر کارهای مهم تر، لازم است درخواست همکارتان یا انجام پروژه های دیگر را رد کنید، در نه گفتن به آنها تردید نکنید. علاوه بر آن اگر پروژه‌ای را انجام می‌دهید که متوجه می شوید به جایی نمی‌رسد، از رها کردن آن نترسید.
به جای انجام دادن تعداد زیادی وظایفی که ارزش کمی دارند یا بدون ارزش هستند، کارهای کمتری را انجام دهید که ارزش بیشتری ایجاد می کند. قانون 80/20 را به خاطر داشته باشید. 80 درصد خروجی شما از 20 درصد ورودی های شما حاصل می شوند. تلاش خود را بر این اساس متمرکز کنید.
اگر نمی توانید نه بگویید، آن وظیفه را به شخص دیگری محول کنید. گرچه تفویض اختیار می تواند یک مهارت سخت برای یادگیری باشد، اما برای مدیریت زمان شخصی شما می تواند معجزه کند. شما یک تیم با استعداد را تشکیل داده اید، بنابراین وظایفی را که هر یک از اعضای تیم می توانند انجام دهند مشخص کنید.
برای مدیریت موثر زمان، این نکته باید در لیست کارهای شما قرار گیرد. اگر انبوهی از کاغذها در سرتاسر میزتان پراکنده شده است، پیدا کردن کاغذ مورد نیازتان مثل پیدا کردن سوزنی در انبار کاه خواهد بود. ناگفته نماند که آشفتگی در محل کار، می تواند باعث عدم تمرکز شما برای انجام یک فعالیت باشد.
یادتان باشد فعالیت های کوچک، تفاوت های بزرگی ایجاد می کنند. فقط فکر کنید و کارایتان را سازماندهی کنید. یک بار باید این کار را انجام دهید، اما تا ابد از مزایای آن برخوردار خواهید شد.
بیشتر بدانید: 10 چالش اصلی برای شروع یک کسب و کار
رسانه‌های اجتماعی، مرور وب، همکاران، پیام‌های متنی، پیام‌های فوری و تمام حواس‌پرتی‌ها در محل کار، می‌توانند بی‌حد و مرز باشند. کلید مدیریت زمان شخصی، برنامه ریزی برای خلاص شدن از شر آنها است. در اتاقتان را ببندید تا وقفه های ایجاد شده میان کارتان را محدود کنید. همه برگه ها را از روی میزتان بردارید، به جز آنهایی که همین الان قرار است روی آنها کار کنید. نوتیفیکیشن اپلیکیشن های گوشی تان را خاموش کنید و تماس های تلفنی شخصی خود را برای زمان های مشخصی بگذارید. به این ترتیب عوامل حواس پرتی در هنگام کار به حداقل می رسد.
با برداشتن قدم های کوچک شروع کنید. دو عامل اصلی خود را که حواستان را پرت می‌کنند شناسایی کرده و به مدت دو هفته، برای غلبه بر آنها تمرکز کنید. به یاد داشته باشید که خواب کافی، نوشیدن آب کافی و تغذیه سالم و… همگی باعث می شوند تا در طول روز کاری، ذهن بتواند متمرکز و هدفمند کار کند.
شما در این مقاله، ده نکته برای مدیریت زمان در محل کار که می تواند بهره وری شما را به سطح جدیدی برساند یاد گرفتید. فقط کافیست از همین الان اقدام کنید!
اگر این مقاله برای شما مفید بود لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
منبع:
فرم عضویت در خبرنامه :
با عضویت در خبرنامه از آخرین اخبار آکادمی دکتر افشین فاتح با خبر شوید
دسته بندی ها :
دوره ها :
آخرین مطالب منتشر شده :
برای دریافت جدیدترین اخبار آکادمی دکتر افشین فاتح عضو خبرنامه شوید!
در این وبسایت محتوای تخصصی و علمی که شامل موارد بسیار کاربردی و قابل انعکاس به زندگی واقعی می باشد که در راستای رسیدن به رسالت خود و به صورت رایگان در اختیار مخاطبین و همراهان عزیز قرار می گیرد.
