سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار

شما بعنوان موسس، یک کسب و کار سودآور را اداره کرده و توسعه می دهید. همچنین شما یک تیم قابل اعتماد از کارمندان دارید که به اندازه شما علاقه‌مند به رفتن به محل کارشان هستند و یک فرهنگ کاری غنی که باعث ایجاد عملکرد مثبت در میان کارکنان شده و آنان را هر روز مشتاق‌تر می‌کند. وقتی در شرکت حضور داشته باشید، کسب و کار شما مانند یک ساعت، دقیق اداره می شود. کارمندان شما می دانند که از آنها چه انتظاری می رود و در استانداردی که برای القای آن سخت تلاش کرده اید عمل می کنند.

اما وقتی در شرکت حضور ندارید، چه؟!

به احتمال زیاد، اوضاع هرگز در مقایسه با زمانی که در شرکت حضور دارید، نخواهد بود. فاکتورها به درستی ثبت نمی شوند، درخواست های مشتری تکمیل نمی شوند و سفارشات به موقع نمی رسند.
اجازه دهید واضح تر بگویم، این مشکل از سمت کارمندان شما نیست. همانطور که گفته شد، آنها به اندازه شما، در رسیدن به هدف شرکت متعهد هستند.

مشکل این است که شما سیستم‌هایی در کسب و کارتان ندارید که دقیقاً مشخص کند چه کاری باید انجام شود، و اینکه پرسنل چه موقع و چگونه کاری را انجام دهند.

تعریف سیستم سازی به زبان ساده

سیستم سازی برای کسب و کارهای کوچک عبارت است از: ترتیب دادن یک برنامه، روش یا نحوه انجام کار از ابتدا تا انتها. به عبارت دیگر، مرحله به مرحله، دقیقاً نحوه عملکرد هر فرآیند در یک کسب و کار است.
به عنوان مثال، صاحب یک کسب و کار از یک کارمند می خواهد اتاق ابزار شرکت را تمیز کند. در نتیجه، کارمند اتاق ابزار را تا حدی که “تمیز” می داند تمیز می کند. در حقیقت، پنج نفر مختلف ممکن است پنج تعریف متفاوت از تمیزی داشته باشند.

بنابراین، برای سیستم سازی فرآیند تمیز کردن ، مدیر باید قدم به قدم دقیقاً نحوه تصور آنها از یک اتاق تمیز را تعیین می کنند .

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی کسب و کار یک سری از وظایف وابسته و یا روش های اثبات شده است که چگونگی به انجام رساندن کاری را در یک سازمان برای رسیدن به یک هدف کسب و کار بیان می کند. سیستم های تجاری خوب حجم کار را ساده می کنند، بهره وری را بهبود می بخشند.
یک فرآیند کسب و کار (همچنین به عنوان یک سری چک لیست نیز شناخته می شود) که می تواند به کارمند داده شود.
به عنوان مثال، یک سیستم می تواند راهنمای گام به گام برای نوشتن پست های وبلاگ باشد.

مرحله اول، تحقیق در مورد کلمات کلیدی.
مرحله دوم، پنج رتبه برتر وبلاگ را برای آن کلمه کلیدی بررسی کنید. توجه داشته باشید که به کدام سوالات به طور معمول پاسخ داده می شود.
مرحله سوم، پست وبلاگ را بنویسید.
مرحله چهارم، وبلاگ را برای موتورهای جستجو نیز بهینه سازی کنید.
مرحله پنجم، مقاله بهینه شده را ویرایش و ادیت کنید.
مرحله ششم، اضافه کردن تصاویر، نوشتن متن alt، توضیحات متا و لینک داخلی.
مرحله هفت، مقاله را منتشر کنید.
مرحله هشت، پست وبلاگ را در پیج های شبکه های اجتماعی خود به اشتراک بگذارید.

هر صاحب کسب و کاری به سیستم نیاز دارد. بنابراین، اکنون که فهمید سیستم تجاری چیست، بیایید دلایل ضرورت سیستم سازی برای کسب و کارهای خود را بررسی کنیم.

ضرورت و اهمیت سیستم سازی در کسب و کارها

  • سرعت عمل:

می توانید با سرعت بیشتری کسب و کار خود را اداره کنید. پس از استقرار سیستم ها، می توانید وقت خود را بر روی ایجاد محصولات جدید متمرکز کنید که نیازهای مختلف مشتری شما را تأمین کند. بنابراین شما حاشیه سود خود را افزایش خواهید داد.

  • سازگاری:

سیستم ها به شما امکان می دهند تجربه ای سازگار و فوق العاده قدرتمند ارائه دهید. این بدان معناست که هر زمان مشتری با شرکت شما تعامل دارد، تجربه ای در کلاس جهانی را کسب می کند.

  • کاهش هزینه های نیروی کار:

شما می توانید تعداد کارکنان خود را کاهش دهید زیرا فناوری می تواند بیشتر کارهای معمولی و تکراری را انجام دهد.

  • بهبود بهره وری:

با سیستم سازی، کارمندان شما بهره وری بالاتری دارند زیرا آنها یک روش مشخص برای انجام کارهایی دارند که فعالیت های تجاری را همزمان و همگام می کند.

به طور خلاصه، سیستم ها برای گسترش سازمان شما، بهبود عملکردهای تجاری، افزودن افراد و محصولات جدید، رشد درآمد شما، بهبود حاشیه سود ضروری هستند.

همچنین به سیستم سازی می توان بعنوان یک دارایی ارزشمند نگاه کرد. زیرا سرمایه گذاران می توانند با اطمینان در شرکت شما سرمایه گذاری کنند.

اصول سیستم سازی در کسب و کار

سیستم ها می توانند به شما در پیشرفت شرکت کمک کنند. اما، این بدان معنی است که شما باید فرایندهایی داشته باشید که برای شما مفید باشند. ما بسیاری از شرکت ها را می شناختیم که بدون سیستم سعی در موفقیت داشته اند. اما امروزه فقط کسانی که سیستم سازی را در شرکت هایشان پیاده سازی کرده اند، هنوز در بازار آنها وجود دارند.

اگر در کسب و کار کوچک خود سیستم داشته باشید، خواهید فهمید که برای حمایت از تجارت خود باید چه کارهایی انجام شود. همچنین، خواهید فهمید که چگونه فعالیت ها با یکدیگر مرتبط هستند. شما متودهای اجرای و منابع مورد نیاز را می دانید. برای ایجاد پیشرفت می توانید همه موارد را ردیابی کنید.

شاید تعجب کنید که صاحبان مشاغل کوچک بارها با ما در میان می گذارند که آنها مدیران خوبی نیستند. بسیاری به ما می گویند که برای کسب و کارهایشان سیستم سازی کرده اند، اما پرسنل از آنها استفاده نمی کنند.

در نتیجه، این صاحبان مشاغل کوچک در کارهای روزمره ناامید و درمانده شده اند. ناگفته نماند، در اکثر مواقع، در این شرکت ها هرج و مرج بجای نظم و مقررات برقرار است.
ما به آنها می گوییم، باید از خود بپرسند؛ ” رئیس اینجا کیست؟ و چرا از بهانه های برخی کارکنان برای جلوگیری از نظم بخشیدن به تجارت خود استفاده می کنند؟ ”
متأسفانه، بسیاری از صاحبان مشاغل فکر می کنند تعریف سیستم سازی برای کسب و کارهای کوچک به مانند موشک هوا کردن می ماند.

پیشنهاد ما اینست؛ مدیران و یا صاحبان مشاغل کوچکترین جزئیات نحوه فعالیت کسب و کار خود را به صورت دقیقه به دقیقه، گام به گام و از ابتدا تا انتها شرح دهند. چرا؟ زیرا، نحوه فعالیت تجارت آنها در ذهن آنهاست و تا زمانی که مدیر تصمیم به نوشتن آن را بگیرد در آنجا می ماند.

به این فکر کنید … شما، بعنوان صاحب یک کسب و کار، می دانید که چگونه کار خود را اداره کنید، و روش های تحقق آن را عملی کرده اید. با این حال، اگر هنوز روش و روند شما موفقیت آمیز نیست. به این علت است که کارمندان دید یکسان یا جهت مشخصی ندارند.

چگونه برای کسب و کار خود سیستم سازی کنید؟

مرحله شماره ۱:شرکت خود را تجزیه و تحلیل کنید. چه چیزی مفید است و چه چیزی نتیجه ای ندارد؟

شما باید از آنچه در این لحظه دارید و نحوه کار روزمره تجارتتان شروع کنید. به عنوان مثال، شروع به پرسیدن سوالات زیر کنید:

  • شرکت من برای تولید محصولات و خدمات برای مشتریان چه کاری انجام می دهد؟
  • شرکت من برای بازاریابی محصولات و خدمات تولید شده چه کاری انجام می دهد؟
  • شرکت من برای فروش محصولات و خدمات به مشتریان من چه کاری انجام می دهد؟
  • شرکت من برای مدیریت امور مالی چه کاری انجام می دهد؟
  • شرکت من چه کارهای دیگری را روزانه انجام می دهد تا فعالیت های عادی را انجام دهد؟

مورد بعدی که باید انجام دهید نوشتن طرح تمام فرآیندهایی است که از طریق پاسخ به سوالات شناسایی کرده اید.
بعد از اینکه طرح خود را با مهمترین سیستم ها و فرایندها تهیه کردید، می توانید با تحلیل فرآیندها ادامه دهید. حال باید به سوالات بعدی پاسخ دهید:

  • در کدام فرآیندها نتایج به طور مداوم ناامید کننده است؟
  • در کدام فرایندها شما زمان زیادی را برای اصلاح امور می گذرانید؟
  • در کدام فرآیندها، مرتباً اشتباهات انجام می شود؟
  • برای بهبود عملکرد کلی شرکت خود و سازگاری بیشتر کارها، باید چه کارهایی انجام دهم؟

مرحله شماره ۲: مهمترین فرایندها را اولویت بندی کنید. آنچه برای کسب و کار شما مهمترین است

از آنجا که قبلاً تجزیه و تحلیل فرآیندها را انجام داده اید، اکنون می توانید به راحتی لیستی از مهمترین فرایندها تهیه کنید.

 چگونه می توان فرآیندها را اولویت بندی کرد؟

برای تمام فرآیندهای مشخص شده، مقدار عددی اختصاص دهید. این عدد نشان دهنده تأثیری است که این فرآیند بر معیارهای خاص دارد. شما می توانید معیار خود را اضافه کنید که برای شرکت شما مهم است. اگر تاثیری نداشته باشد و اگر تأثیر مهمی داشته باشد عددی را تعیین کنید.

فرایندهایی که بالاترین مقدار را دارند بهترین فرآیند برای ایجاد مدیریت صحیح فرآیند است.

مرحله شماره ۳: نقشه برداری کنید. روند کار از نظر بصری چگونه به نظر می رسد

برای این مرحله، یک دسته کارت شاخص، را روی میز قرار دهید. یک فرآیند را که از مرحله قبل برای شرکت شما بسیار مهم است را انتخاب کنید. شروع به نوشتن مرحله آغاز فرآیند روی کارت کنید.
اکنون، باید طوفان فکری برپا کنید. هر کار را روی کارت جداگانه بنویسید. در این مرحله نگران ترتیب نباشید، فقط کارهایی را که به ذهنتان خطور می کند یادداشت کنید. به نوشتن کارت ها ادامه دهید تا جایی که دیگر نتوانید به مراحل دیگری فکر کنید که لازم است بخشی از این روند باشد.

مورد بعدی که باید انجام دهید این است که تصویری از روند را به ترتیب زمانی ایجاد کنید. به امکان گروه بندی آنها در صورت مشابه یا گروهی بودن فکر کنید.
اکنون زمان آن فرا رسیده است که هر نقطه تصمیم گیری را درون نقشه فرآیند خود بنویسید و مراحل را بهم متصل کنید.
هنگامی که نقشه فرآیند خود را به پایان رسانید، فرآیند را در شرکت خود آزمایش کنید و تست کنید که این نقشه در روشی که تصور کرده اید کار می کند. مهم است که این فرآیند نتایج مورد نظر شما را به همراه داشته باشد.

هنگامی که نقشه های فرآیند خود را به پایان می رسانید، باید روی استاندارد سازی کار کنید. از روشهای عملیاتی استاندارد به عنوان پایه استاندارد سازی فرآیند استفاده کنید.

مرحله شماره ۴: بهبود سیستم ها، آنچه می تواند بهبود یابد

فرایندی که در مرحله قبل نقشه برداری کردید احتمالاً قابل بهبود است. بنابراین، اکنون شما باید به نقشه ای که ایجاد کرده اید نگاه کنید و با در نظر گرفتن نتایج تجزیه و تحلیل مرحله اول این راهنما، به این سوالات پاسخ دهید:

  • برای صرف زمان کمتری در اجرای فرآیند، باید چه کارهایی انجام دهم؟
  • برای بهبود کیفیت و کمیت نتایج به عنوان خروجی از فرآیند، چه کاری باید انجام دهم؟
  • برای کاهش اشتباهات احتمالی فرآیند، چه کاری باید انجام دهم؟
  • از کجا می توان فرآیند را ساده کرد؟
  • آیا برخی از مراحل را می توان ترکیب یا حذف کرد؟
  • آیا برخی از تنگناها وجود دارد که باید از بین بروند؟
  • چگونه می توانم برخی یا تمام مراحل داخل فرآیند خود را خودکار کنم؟

پاسخ به این سوالات به شما در تنظیم نقشه کمک می کند.

شما باید این مرحله را به طور دوره ای برای هر فرآیند در کسب و کار خود انجام دهید. نتیجه این مرحله تنظیمات لازم فرآیندها خواهد بود. در بسیاری از موقعیت ها، ممکن است متوجه شوید که برخی فرآیندها غیرضروری هستند، در حالی که فرآیندهای جدید از اهمیت بیشتری برخوردار می شوند. بنابراین، شما به طور مداوم کسب و کار خود را با توجه به نیازهای واقعی تغییر می دهید.

اگر مراحل اجرای این راهنما را شروع کنید، اطلاعات بیشتری در مورد تجارت خود خواهید داشت. همانطور که درباره چگونگی کار در کسب و کار کوچک خود بیشتر می دانید، می توانید فرصت های بیشتری را برای استفاده از سود بیشتر مشاهده کنید. این نقطه شروع برای اتوماسیون بسیاری از امور در داخل شرکت شما است، بنابراین منابع بیشتری برای کارهای مهم دیگر خواهید داشت.

اهداف سیستم سازی عبارتند از:

۱. برای رفع نیازهای کاربر و مشتری.

۲. برای کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش پس انداز.

۳. برای روان سازی داده های جریان از طریق سطوح مختلف سازمان.

۴- برای تسریع در اجرای نتایج با داده های قابل اطمینان موجود در سیستم.

۵- رسیدگی بهینه داده ها و ارائه اطلاعات به موقع به مدیریت.

۶. ایجاد مطلوب ترین توزیع داده ها، خدمات و تجهیزات در سراسر سازمان.

۷. برای تعریف روش مناسب مدیریت فعالیتهای تجاری.

۸. برای از بین بردن خدمات تکراری، متناقض و غیر ضروری.

انواع کلی سیستم های تجاری

پنج نوع سیستم اصلی کسب و کار وجود دارد:

۱. سیستم تجارت حقوق و دستمزد
۲. سیستم تجارت پرسنل
۳. سیستم دریافتنی حسابها
۴. سیستم پرداختنی حسابها
۵. سیستم موجودی کالا.

۱. سیستم حقوق و دستمزد:

یک سیستم حقوق و دستمزد شامل همه اشکال، رویه ها، پرونده ها، تجهیزات، پرسنل و پشتیبانی است که برای پردازش کامل حقوق کارمندان لازم است. یک سیستم حقوق و دستمزد به طور کامل کلیه کسر مالیات، کسر شخصی و به روزرسانی داده های حقوق و دستمزد مربوط به هر کارمند را کنترل می کند.

این مبلغ پرداخت واقعی کارمندان، سابقه پرداخت آن، اصلاح کلیه سوابق حقوق و تهیه گزارشات حقوق و دستمزد را فراهم می کند. سیستم حقوق و دستمزد همچنین باید کلیه اسناد مالیاتی را تهیه کند.

مسئولیت دیگر حقوق و دستمزد گزارش دقیق کلیه کسورات شخصی است که شامل اوراق قرضه ، بیمه درمانی و زندگی ، برنامه های تقسیم سود ، اختیارات سهام ، کسر اتحادیه های اعتباری و تزیین حقوق کارمند توسط طلبکار است.

۲. سیستم عملکرد پرسنل:

سیستم پرسنلی جنبه های مختلف نیروی کار یک سازمان را توصیف می کند. خروجی های تولید شده توسط سیستم های پرسنلی غالباً در تهیه گزارشات نیروی کار مورد استفاده قرار می گیرد.

۳. سیستم حساب های دریافتنی:

سیستم های دریافتنی حساب، جریان پول را کنترل می کند. سیستم دریافتنی حساب ها افرادی را که به یک تجارت بدهکار هستند نظارت می کند. این ابزار برای پردازش تمام داده ها برای کارت های اعتباری و انواع دیگر حساب های شارژ فراهم می کند.

این پرونده ها شامل اطلاعات فردی مشتری، از جمله نام، آدرس، هزینه های مالی مانند، پرداخت های دریافتی و هزینه های جاری است. اطلاعات به صورت ماهانه هر مشتری صادر می شود و همچنین اطلاعات مفیدی برای استفاده مدیریت فراهم می کند.

۴. سیستم حسابهای پرداختنی:

سیستم پرداختنی حسابها سازمانی را که وام به آن بدهکار است کنترل می کند. ساختار پرونده ها و فرمت های ورودی / خروجی مشابه سیستم دریافتنی حساب ها هستند. این سیستم شامل حساب فروشندگانی است که سازمان پول به آنها بدهکار است. ورودی دارای کالاها و خدماتی است که توسط شرکت دریافت می شود در حالی که خروجی ها شامل گزارش پرداخت ها و مدیریت هستند.

۵. سیستم موجودی:

سیستم موجودی وضعیت اقلام موجود را کنترل می کند. این سیستم ها در مورد مقدار کالاهای موجود و همچنین زمان خرید اقلام برای دوباره فراهم کردن موجودی و موارد مهم مورد نیاز گزارش می دهند. سیستم های موجودی برای سازمان هایی که موجودی انبوه و پرهزینه ای را نگهداری می کنند بسیار مهم است.

سخن پایانی:

بیاد داشته باشید، آغاز، ایجاد و رشد یک کسب و کار همیشه هیجان انگیز است. اما غالباً مدتی بعد از شروع همه چیز از کنترل خارج می شود و آنچه که در ابتدا سرگرم کننده و هیجان انگیز بوده، در صورت عدم سیستم سازی می تواند به یک کار خسته کننده تبدیل شود.

 

4 دیدگاه برای “سیستم سازی کسب و کار

    • افشین فاتح گفته:

      به دلایلی مانند داشتن سرعت عمل، سازگاری، کاهش هزینه ها، بهبود بهره وری. که توضیح هر کدام در متن مقاله اورده شده.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *