راهنمای تکنیک پومودورو؛ مدیریت زمان به سبک گوجه!

می‌دانید راز مدیریت زمان موفق و کارآمد چیست؟ احتمالا جوابتان این است که باید بیشتر به ساعت فکر کنیم و بیشتر به آن دقت کنیم. اما نه! چاره آن است که گوجه‌ای فکر کنید و گوجه‌ای عمل کنید. شاید در نگاه اول این حرف احمقانه به نظر برسد، اما هستند میلیون‌ها نفر که در سرتاسر این کره خاکی، به سر همین تکنیک قسم می‌خورند؛ آن را راز تغییر زندگی‌شان می‌دانند و موفقیت خود را تماما، مدیون همین روش گوجه‌ای، یا تکنیک پومودورو هستند.

این روش محبوب در مدیریت زمان، شما را مجبور می‌کند هر کاری را به نوبت انجام دهید، به عبارت دیگر، در هر لحظه باید از یک گوجه متفاوت استفاده کنید. در این تکنیک، شما زمان را به چند بخش تقسیم می‌کنید؛ در یک بخش توجه را معطوف به کار، و در بخش دیگر، به خودتان استراحت می‌دهید. با این کار هم تمرکز خود را حفظ کرده‌اید، هم اینکه خستگی ذهنی را تا حد ممکن، کاهش داده‌اید.

اگر شما هم مدام به هنگام کار، حواستان با کوچکترین چیز پرت می‌شود، اگر بازدهی لازم را در کارهایتان ندارید، اگر ده‌ها کار ناتمام را یک گوشه رها کرده و کار تازه‌ای را آغاز کرده‌اید، اگر به توانایی‌های خود امید و اطمینان دارید، اگر استفاده از بازی را برای رسیدن به اهداف خود می‌پسندید، و در آخر، اگر عاشق گوجه هستید، تکنیک پومودورو می‌تواند برای شما ایده‌آل باشد.

[block id=”register-free”]

تکنیک پومودور چیست؟

تکنیک پومودورو، این تکنیک خوشمزه و دوست داشتنی، در اواخر دهه 80 میلادی پا در عرصه ظهور گذاشت. یکی دانشجوی ایتالیایی به نام «فرانچسکو چیریلیو» ابداع شد. دانشجویی که درست مثل هزاران دانشجوی دیگر، از کمبود تمرکز و کمبود وقت، رنج می‌برد. او که دیگر از دست خودش عاصی شده بود، روزی تصمیم گرفت حداقل برای 10 دقیقه، روی کاری که انجام می‌داد، متمرکز بماند و به چیز دیگری توجه نکند.

پیداست که بالاخره توانست برای مدتی، هر چقدر کم، بر مطالعاتش تمرکز کند. تحت تاثیر همین موضوع، کم کم به تکنیکی که ساخته بود علاقمند شد و این چند دقیقه، هر بار افزایش می‌داد. در نهایت، برای اینکه بتواند کنترل بهتری روی تکنیکش داشته باشد، یک تایمر آشپزی به شکل گوجه (یا همان پومودورو به زبان ایتالیایی) خرید و درست در همین نقطه بود که تکنیک پومودورو، به جهان معرفی شد.

بعدها، چیریلیو تصمیم گرفت تا بیشتر روی این تکنیک کار کند و آن را ارتقا دهد. همین شد که یک کتاب 130 صفحه‌ای نوشت و بزرگترین نقطه قوت این تکنیک را، در سادگی و راحتی آن خلاصه کرد.

وی، سپس مراحل تکنیک پومودورو را در 5 قدم برشمرد:

1. تهیه یک تایمر و لیستی از کارهایی که باید انجام شوند،
2. تنظیم تایمر روی 25 دقیقه یا یک گوجه،
3. تمرکز فقط بر انجام یک کار،
4. اتمام کار، یادداشت کردن آن و 5 دقیقه استراحت،
5. بعد از چهار گوجه (یا چهارتا 25 دقیقه) حدود 15 الی 30 دقیقه استراحت.

3 قانون طلایی در تکنیک پومودورو

اگرچه بازه‌های زمانی 25 دقیقه‎ ای، اساس این تکنیک هستند، اما باز هم با این حال، برای بازدهی و کارآمدی حداکثری آن، 3 قانون دیگر نیز وجود دارد:

• کارهای پیچیده را به چند تکه تقسیم کنید

معمولا کارهای پیچیده‌تر یا طولانی‌تر، به بیشتر از چهار گوجه (بیشتر از چهارتا 25 دقیقه) نیاز دارند. اگر چنین کاری در فهرست خود دارید، سعی کنید آن را بخش‌های کوچکتری تقسیم نمایید. شنیده‌اید که می‌گویند سنگ بزرگ نشانه نزدن است؟ مصداق همینجاست. در تکنیک پومودور هر چقدر یک کار کمتر، کوتاه‌تر و کوچکتر باشد، انجامش آسان‌تر و تمام کردنش راحت‌تر است.

• کارهای کوچک را یکی کنید

همانطور که کارهای بزرگ باید به بخش‌های کوچک تقسیم شوند، کارهای کوچک (کارهایی که کمتر از 25 دقیقه وقت می‌برند) باید با هم، یکی شوند. به طور مثال، چک کردن اینستاگرام، دستشویی رفتن و خوردن یک استکان چای، همگی باید در یک گوجه (25 دقیقه) انجام شوند.

• تا زمانی که صدای زنگ تایمر را نشنیده‌اید، دست از کار نکشید

در تکنیک پومودورو، هر بازه زمانی 25 دقیقه‌ای، غیرقابل تقسیم‌بندی به قطعات کوچکتر است. به محض اینکه تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کردید، تا زمانی که صدای پایان آن را نشنیده‌اید، نباید دست از کار بردارید؛ چه برای چک کردن گوشی و چه برای رفتن به دستشویی!

دو نکته…

• حال اگر در این میان، مجبور شدید که بازه زمانی 25 دقیقه‌ای را بشکنید، ایراد آن چنانی هم ندارد. کارتان را انجام بدهید، بعد از آن پنج دقیقه استراحت کنید و دوباره تایمر را برای 25 دقیقه دیگر، تنظیم نمایید.
• در تکنیک پومودور اگر کاری را زودتر از پایان 25 دقیقه، به انجام رساندید و تمامش کردید، نباید بازه زمانی را بشکنید! بلکه باید هنوز تمرکز خود را معطوف به کارتان کنید؛ آن را مرور کنید، سعی کنید بهبودش ببخشید و ضعف‌های و ایراداتش را برطرف کنید.

چرا تکنیک پومودورو تا به این کارآمد است؟

ایده‌ی اینکه بازه زمانی 25 دقیقه‌ای را به یک «گوجه» تبدیل کنیم، شاید مسخره و مضحک به نظر برسد؛ اما حقیقت آن است که این تکنیک، از آنچه که فکر می‌کنید، مفیدتر و کارآمدتر است.

از عواملی که باعث شده‌اند تا تکنیک پومودورو به این حد محبوب شود، می‌توان موارد زیر را نام برد:

• شروعش آسان‌ و کم‌دردسر است

تکنیک پومودورو کار ما را آسان می‌کند. تحقیقات ثابت کرده‌اند که دلیل اصلی تنبلی و عدم اراده، نه دست دست کردن، بلکه جلوگیری از احساسات بد است. ما کاری را شروع نمی‌کنیم، چون دلمان نمی‌خواهد حس بدی به ما دست بدهد؛ مثلا می‌دانیم که در فلان کار، امکان موفقیتمان اندک است و به همین دلیل، برای اینکه از سرخوردگی خود جلوگیری کنیم، اصلا به سراغ آن کار نمی‌رویم. و این چرخه مدام ادامه پیدا می‌کند.

خوشبختانه همین تحقیقات، راه‌حلی را نیز برایمان ارائه داده‌اند: دل به دریا بزنید، حتی با یک قدم خیلی خیلی کوچک، وارد آن کار شوید، ناامید نشوید و به کارتان ادامه دهید. کار را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید و آن را کم کم انجام بدهید. یعنی کاری که تکنیک پومودورو برایمان انجام می‌دهد. مثلا اگر می‌خواهید کتاب بنویسید، به جای ده ساعت در روز، با 5 دقیقه شروع کنید. اگر 5 دقیقه هم زیاد است، با 3 دقیقه شروع کنید؛ اما شروع کنید!

انجام یک کار کوچک در یک بازه زمانی کوچک، راز موفقیت در هر کاری است؛ به عبارت دیگر، همین موضوع، اساس تکنیک پومودورو را تشکیل داده است. کارهای طولانی را به چند قسمت تقسیم و نهایتا در هر 25 دقیقه آن را انجام دهید. نگران نتیجه نباشید، فقط در این بازه تمام حواس خود را جمع کارتان کنید.

• سینه سپر کرده و در برابر حواس‌پرتی‌ها می‌ایستد

بدون شک خوب می‌دانید که اگر به هنگام انجام کاری حواستان پرت شود، به دست آوردن دوباره تمرکز تا چه اندازه سخت خواهد بود. امروزه همه‌ی ما، حداقل سه چهار نوع شبکه اجتماعی نصب شده بر روی گوشی خود داریم و با سیلی عظیمی از پیام‌ها و نوتیفیکیشن‌ها رو به رو هستیم. شاید حواس‌پرتی را بتوان تا حدی گردن تکنولوژی انداخت، اما تحقیقات ثابت کرده که در این میان، مقصر اصلی خودمان هستیم. تکنیک پومودورو همین موضوع را اساس کار قرار داده است.

تکنولوژی شاید حواس ما را پرت کند، اما بعد از آن، این خود ما هستیم که می‌خواهیم حواسمان پرت بماند؛ مدام به خود می‌گوییم، بگذار این پیام را چک کنم، اجازه بده فلان عکس را لایک کنم و بعد که به خود می‌آییم، می‌بینیم یک ساعت گذشته و هیچ کاری نکرده‌ایم.

بعد از اینکه حواسمان به هنگام انجام یک کار پرت شد، حدودا 20 دقیقه طول می‌کشد تا مجددا با تمام تمرکز، باقی آن را انجام دهیم. دقیقا همینجاست که تکنیک پومودورو به کارمان می‌آید و در برابر تمام حواس‌پرتی‌ها، سینه سپر می‌کند.

• آگاهی ما را نسبت به زمان از دست رفته، افزایش می‌دهد

وقتی می‌خواهیم برای کاری برنامه‌ریزی کنیم، معمولا دچار مفهومی می‌شویم به اسم: «مغلطه برنامه‌ریزی»، بدین معنی که زمان لازم برای انجام یک کار را، بسیار کمتر از آنچه که باید، در نظر می‌گیریم. خوب می‌دانیم که مثلا فلان کار، در گذشته بسیار بیشتر وقتمان را گرفته، اما خودمان را گول می‌زنیم و به هنگام نوشتن برنامه، زمان کمتری را برایش در نظر می‌گیریم.

در چنین مواقعی، تکنیک پومودورو می‌تواند بسیار کارآمد و مفید باشد. وقتی که از این تکنیک تبعیت می‌کنید، شش دانگ حواستان تنها معطوف به یک کار است. هیچ هدر رفتی در این میان وجود ندارد و تعداد گوجه‌ها (هر 25 دقیقه) ابزار بسیاری دقیقی خواهد بود برای اندازه‌گیری زمان لازم برای انجام هر کار. حال با استفاده از تعداد همین گوجه‌ها، می‌توانید زمان «واقعی» برای تمام کردن هر کاری را به درستی تعیین نمایید.

• بازی و بازدهی را همزمان به ارمغان می‌آورد

در تکنیک پومودورو، هر بازه زمانی 25 دقیقه‌ای یا به اصطلاح هر گوجه، این امکان را به شما می‌دهد که عملکرد خود را نسبت به بازه قبلی، بهبود ببخشید.

به گفته‌ی خود چیریلیو، هر پومودورو به مثابه‌ی تمرکز و توجه است؛ هر کدام از آن‌ها اگر به درستی انجام شوند، هم سرعت شما را افزایش می‌دهند، هم اینکه کیفیت عملکردتان را بالا می‌برند.

در تکنیک پومودورو، هر یک از بازه‌های زمانی، شروعی تازه هستند و باعث می‌شوند که با اشتیاق و قدرت بیشتری به کار خود ادامه دهیم. در این تکنیک، بی‌نقص بودن ملاک نیست، بلکه تمرکز و توجه شاخص کار ماست. همین موضوع را می‌توان به دید بازی نیز نگریست.

هر روز یک هدف برای خود تعیین کنید و خودتان را مجبور کنید که تا پایان روز، به تعداد خاصی از پومودورو برسید. سعی کنید برای روز بعد، یکی بیشتر از رکورد روز قبلتان عمل نمایید. به جای ساعت، گوجه‌ای فکر کنید!

نکات به کار گیری تکنیک پومودورو

همانطور که دیگر تا به الان حسابی خودتان هم متوجه شده‌اید، تکنیک پومودورو به صورت دو بخش 25 و 5 دقیقه‌ای کار و استراحت، عمل می‌کند. برای اینکه بتوانید نهایت استفاده را از تکنیک در زندگی روزانه داشته باشید، نکات زیر بسیار مفید خواهند بود:

• قبل از شروع به کار، هدف خود را تعیین کنید

هر روز، حدود 15 دقیقه قبل از اینکه مشغول به کار شوید، اندکی وقت بگذارید و اهداف خود را تعیین نمایید. همان ابتدا معلوم کنید که هدفتان، چند پومودورو (چند 25 دقیقه) در روز است. البته این کار را می‌توانید به هنگام پایان کار در هر روز، برای روز بعد نیز انجام دهید. لیست انجام کارهایتان رو پیش رویتان بگذارید و تعیین کنید که برای انجام هر کدام، چه مقدار زمان نیاز دارید. مراقب باشید که دچار مغلطه برنامه‌ریزی نشوید.

به یاد داشته باشید که در تکنیک پومودورو اگر انجام کاری، به بیشتر از 5 بازه زمانی احتیاج دارد، باید آن را به بخش‌های کوچکتر تقیسیم نمایید. اگر می‌خواهید روزانه هشت ساعت کار کنید، حواستان باشد که تعداد گوجه‌هایتان، از 16 عدد بیشتر نشود. اگر چنین چیزی رخ داد، کار مهم را در روز فعلی، و کارهای کم اهمیت‌تر را به روز بعد منتقل کنید.

• با دست باز زمان‌بندی کنید

در تکنیک پومودورو توصیه می‌شود که اگر قرار است به فرض مثال، در هر روز 10 گوجه برای خودتان تعیین کنید، حدود 2 یا 4 پومودورو را نیز اضافه بر سازمان، به هدف خود بیفزایید. سعی کنید با دست باز زمان‌بندی کنید، زیراکه ممکن است: زمان مورد نیاز از آنچه که فکر می‌کردید بیشتر باشد، یا اینکه اصلا توانستید کارتان را زودتر از زمان پیش‌بینی شده تمام کنید و با پومودوروهای اضافی، می‌توانید به کارهای بیشتری رسیدگی کنید.

هر چه بیشتر از تکنیک پومودورو استفاده کنید، بهتر متوجه خواهید شد که در هر روز، چند بازه زمانی نیاز خواهید داشت. به عبارت دیگر، کم کم دستتان خواهد آمد که در هر روز، حدودا چند پومودورو را به تمام معنا، مشغول به کار بوده‌اید. معمولا برای هر روز، حدودا 16 بازه زمانی در نظر می‌گیرند اما هیچ ایرادی ندارد اگر کمتر از این مقدار نیز کار کنید. همیشه کیفیت را در نظر داشته باشید، نه کمیت.

• مدت زمان هر پومودورو می‌تواند متفاوت باشد

درست است که در تکنیک پومودورو اصل همان بازه‌های 25 دقیقه‌ای است، اما برای برخی از کارها، ممکن است این میزان زیادی کم باشد. برای چنین کارهایی، می‌توان این بازه زمانی را افزایش داد در عوض، مدت زمان استراحت را نیز می‌توان بیشتر کرد. به طور مثال، بازه 52 دقیقه‌ای با 17 دقیقه استراحت، می‌تواند گزینه خوبی باشد. البته 90 دقیقه کار و 30 دقیقه استراحت نیز ممکن است.

از طرف دیگر، توجه داشته باشید که اگر هر اندازه کمتر به انجام کاری تمایل دارید، باید بازه‌های زمانی انجامش را نیز کوتاه‌تر کنید. اگر فکر می‌کنید کاری بیش از اندازه برایتان سخت است، می‌توانید به جای 25 دقیقه، مدت زمان هر پومودورو را به 15، 10 و حتی 5 دقیقه هم کاهش دهید. همه چیز به میزان توانایی و مقدار تمرکز شما بستگی دارد.

• در زمان استراحت، گوشی و مانیتور را بی‌خیال شوید

اگر به هنگام کار مدام به صفحه لپتاپ یا گوشی زل زده‌اید، بهتر آن است که به هنگام استراحت، در اندکی به چشم خود استراحت دهید. به محض اینکه بازه زمانی تمام شد، فورا به سراغ گوشی و چک کردن واتسپ و اینستا نروید، در عوض، اندکی چشم خود را ببندید و آن را ماساژ دهید. از جایتان بلند شوید، چند قدم راه بروید، مدیتیشن کنید، چای بنوشید و سرتان را از پنجره بیرون برده و اندکی نفس بکشید.

نقش استراحت در تکنیک پومودورو بسیار اساسی است، در این بازه، اندازه‌اش هرچقدر که باشد، باید به ذهن خود استراحت دهید و آرامش داشته باشید.

• برای کارایی بهتر، از اپلیکیشن‌های مخصوص استفاده کنید

استفاده از اپلیکیشن‌های هوشمند بر روی تلفن همراه، راهکار خوبی برای پایبند به این تکنیک است. شما هر اندازه هم که اراده قوی و اشتیاق فراوان داشته باشید، باز هم امکان لغزش برایتان وجود خواهد داشت. شاید در اول روز با قدرت تمام تکنیک پومودورو را اجرا کنید، اما در پایان بخاطر خستگی، بدون شک تقلب خواهید کرد.

امروزه آپ‌های بسیاری برای راحت‌تر کردن کار شما وجود دارند؛ هم تایمر هستند، هم تعداد بازه‌های زمانی شما را می‌شمارند. گذشته از آن، با بستن تمامی نوتیفیکیشن‌ها و خاموش کرده داده‌ها، تمرکز شما را افزایش خواهند داد.

از بهترین ابزار و اپلیکیشن های شروع پومودورو می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• Pomodor
• Marinara Timer
• Forest
• Be Focused
• KanbanFlow
• Toggl Track
• Todoist

سوالات متداول

[row]

[col span__sm=”12″ bg_color=”rgb(255, 255, 255)” depth=”1″ depth_hover=”2″]

[accordion]

[accordion-item title=” تکنیک پومودورو چیست؟”]

این تکنیک، یک روش بسیار کارآمد برای مدیریت زمان است که در آن، زمان را باید به بازه‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم کرد و بین هر بازه، 5 دقیقه استراحت کرد.

[/accordion-item]
[accordion-item title=” تکنیک پومودورو مناسب چه کسانی است؟”]

هر کسی که در مدیریت زمان مشکل دارد، می‌تواند از این تکنیک استفاده کند. دانش‌آموزان، دانشجویان و کسانی که در خانه کار می‌کنند، بهترین استفاده را از این تکنیک خواهند برد.

[/accordion-item]
[accordion-item title=” ابزار و اپلیکیشن ‌های شروع پومودورو چیست؟”]

برای شروع این تکنیک، تنها به یک کاغذ و قلم، و یک تایمر احتیاج دارید. از اپ‌های مثل Pomodor، Marinara Timer، Forest و Todoist نیز، می‌توانید استفاده کنید.

[/accordion-item]

[/accordion]

[/col]

[/row]

[block id=”comment”]