10 دستورالعمل حرفه‌ای برای دورکاری کارکنان

همه شرکت‌ها، استانداردهایی برای دفتر و پیش برد کارهایشان دارند، اما دورکاری کارکنان می‌تواند این قوانین را کمی پیچیده‌تر کند.

در این مقاله، 10 دستورالعمل برای کمک به شما در ایجاد یک خط مشی حرفه‌ای دورکاری آورده شده است.

مشاغل دورکاری و سیاست‌های کار در خانه، به ویژه در صنعت فناوری، در حال افزایش است. رائول کاستانون مارتینز، تحلیلگر ارشد 451 Research، گفت که معمولاً به دلیل انعطاف پذیری این نوع کار، کنترل دورکاری توسط دستگاه‌های تلفن همراه و برنامه های کاربردی مبتنی بر فضای ابری، امکان پذیر شده است. اکنون که کارکنان می‌توانند همان کار را در خانه یا محیط آرام مد نظرشان انجام دهند، انگیزه ورود به دفتر و کار به صورت حضوری در بین آنان به طور چشم گیری کاهش یافته است.

کاستانون مارتینز گفت: اکثر سازمان‌هایی که به طور سنتی کار می‌کنند، با اجازه دادن به کارمندان برای آزمایش کار از راه دور به صورت پاره وقت، می‌توانند این نوع کار را نیز تجربه نمایند.

بر اساس گزارش اخیر Upwork، پیش‌بینی می‌شود که بیش از یک سوم از کارکنان تمام وقت، در 10 سال آینده به صورت دورکاری به فعالیتشان ادامه خواهند داد. در این گزارش آمده است که در حال حاضر، 63 درصد از شرکت‌ها، حداقل تعدادی از افرادشان از راه دور فعالیت دارند، اما اکثریت آنها هیچ سیاستی برای دورکاری ندارند!

اگرچه که فقدان سیاست‌ها، چندان هم تعجب‌آور نیست! کاستانون مارتینز گفت:« مشاغل از راه دور، هنوز یک مفهوم جدید هستند و شرکت‌ها باید خود را وفق دهند و برای آن برنامه داشته باشند.»

اما قوانین ها نوشته در این زمینه، می‌تواند سردرگمی ایجاد کند! برای اینکه کارمندان برای موفقیت در امور محول شده به آنان تلاش کنند، باید دقیق و کاملا شفاف بدانند که چه انتظاراتی از آن‌ها میرود. چه در دفتر کار مشغول به فعالیت باشند چه خارج از آن!

بدون داشتن سیاست‌های دورکاری، امکان قطع رابطه بین کارمندان و سرپرستان خواهد بود که این قطعا این موضوع بر میل هیچکدام از طرفین نیست.

در این مقاله 10 دستورالعمل برای شروع سیاست دورکاری ارائه شده است که می‌توانید از آنها کمک بگیرید.

بیشتر بدانید: 5 راه برای ایجاد عزت نفس پایدار

• 1. واجد شرایط بودن

ابتدا، شرکت‌ها باید تعیین کنند که چه موقعیت‌هایی برای کار از راه دور واجد شرایط هستند و آنها را در خط مشی خود بیان کنند. کارول روزول، تحلیلگر گارتنر، گفت: با تجزیه و تحلیل کار و مدل عملیاتی، شرکت‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که کدام یک از موقعیت‌ها می‌توانند خارج از محل حضوری کار انجام شده و خللی در فرآیند کار ایجاد نشود. او از خود به عنوان مثال استفاده کرد: “اگر من در حال حاضر با شما تلفنی صحبت می‌کنم، مهم نیست از کجا تلفن می‌زنم یا مهم نیست از کجا با من تماس گرفته‌اید، درست است؟”

با این حال، برخی از شرکت‌ها ممکن است هیچ شغلی نداشته باشند که بتوان از راه دور آن‌ها را انجام داد. شرکت‌های فاقد موقعیت‌های منطبق با دورکاری باید اعلام کنند که از ابتدا، هرگونه درخواست یا پرس و جوی آینده در مورد کار از راه دور را رد می‌کنند.

• 2. در دسترس بودن

اگر یک شرکت، اجازه دورکاری را به کارکنان واحد شرایط می‌دهد، انتظارات در دسترس بودن باید در خط مشی مشخص شود. کاستانون مارتینز گفت: الزامات کاری، یا اجازه دادن به کارمندان برای تنظیم برنامه‌های خود، باید در یک خط مشخص مشی قرار گیرد.

تنظیم الزامات برنامه از ابتدا، هرگونه ناامیدی احتمالی بین کارکنان را بر اساس زمان از بین می‌برد. اگر به یک کارمند اجازه داده شود که برنامه خود را تنظیم کند، اما به دیگری ساعات مشخصی داده شود، این می تواند جو ناعادلانه ای را بین کارکنان ایجاد کند.

• 3. پاسخگویی

کاستانون مارتینز همچنین اجرای یک قانون خاص در مورد زمان پاسخ را توصیه کرد. او گفت که آیا انتظار می‌رود که یک کارمند از راه دور فوراً به یک همکار پاسخ دهد یا خیر، و همچنین مشخص کنید که از چه روش‌های ارتباطی باید استفاده شود.

سازماندهی انتظارات حول محور ارتباطات، یک رابطه سالم بین کارمندان و سرپرستان ایجاد می‌کند. اینگونه هیچ‌کس نگران انتظارات بهره‌وری نخواهد بود و یا در تاریکی رها نمی‌شود.

• 4. اندازه گیری بهره‌وری

در مورد بهره‌وری، سیاست‌های کار از راه دور باید مشخص کند که چگونه بهره‌وری یک کارمند اندازه‌گیری می‌شود. بهره چ‌وری را می‌توان به روش‌های مختلفی اندازه‌گیری کرد، چه در مورد زمان صرف شده برای پروژه، تعداد پروژه‌های انجام شده، میزان تعامل با مشتری و موارد دیگر. اما شرکت‌ها باید تعیین کنند که چگونه می‌خواهند کارکنان خود را ارزیابی نمایند.

روزول گفت: “نکته کلیدی این است که مطمئن شوید که می‌توانید نتایج کار را اندازه‌گیری کنید، در مقابل چیزی مانند میزان ساعت‌ها. اما اگر بتوانید نتایج را بعد از اینکه شخصی کار را از راه دور انجام می‌دهد، اندازه‌گیری کنید و به نتیجه دلخواه رسیدید، این وضعیت بهتر از تلاش برای اندازه‌گیری افراد بر اساس تعداد ساعت است.

بیشتر بدانید: 5 اشتباه رایج در محیط کار جدید

• 5. تجهیزات

کارکنان از راه دور برای تکمیل کار خود به ابزار مناسب نیاز دارند. بنابراین، شرکت‌ها باید اعلام کنند که مایلند چه تجهیزاتی را به این کارکنان ارائه دهند. برای مثال، اگر از کارکنان انتظار دارند که باید از کامپیوترهای خودشان استفاده کنند ، باید آن را از پیش مشخص نمایند.

روزول گفت: برخی از سازمان‌ها از شما می‌خواهند که یک سرویس اینترنتی داشته باشید که با سرعت خاصی مطابقت داشته باشد. مهم است که کارکنان دورکاری، از انتظارات آگاه باشند تا بدانند که آیا می‌توانند آنها را برآورده کنند یا خیر.

• 6. پشتیبانی فنی

همراه با تجهیزات، شرکت‌ها باید مشخص کنند که آیا پشتیبانی فنی برای کارکنان از راه دور ارائه می‌شود یا خیر. تقریباً همه شرکت‌های بزرگ، پشتیبانی فناوری در محل دارند، اما نه از راه دور! در خط مشی مشخص کنید که از کارکنان راه دور انتظار می‌رود در هنگام داشتن مشکلات فنی چه کاری انجام دهند.

• 7. فسخ حق

فسخ قانونی معمولاً در اکثر سیاست‌های شرکت مطرح می‌شود، اما روزول بر اهمیت آن در خط‌مشی کار از راه دور تأکید ویژه‌ای دارد. شرکت‌ها باید به صراحت اعلام کنند که هیچ کارمندی بر اساس کار از راه دور اخراج نخواهد شد. روزول گفت دلیل اینکه این سیاست باید بیان شود این است که بسیاری از مدیران از دورکاری ناراحت هستند زیرا نمی‌توانند کارمندان خود را در روز ببینند!

این همان جایی است که ارتباطات نیز مطرح می‌شود. او افزود که ارتباط باز و مکرر بین کارکنان از راه دور و مدیران ضروری است تا کسی نتواند کار انجام شده را زیر سوال ببرد.

• 8. محیط فیزیکی

اگر شرکتی نسبت به محیط فیزیکی که کارمند در آن کار می‌کند ترجیح دارد، حتما آن را در خط مشی قرار دهد. برخی از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند یا نیاز دارند که محیط فیزیکی کارمند قبل از دورکاری تایید شود.

• 9. امنیت

مشکل بزرگ کار از راه دور، امنیت است. شرکت‌های بزرگ، روی شبکه‌های امن کار می‌کنند، اما وقتی اطلاعات از دفتر خارج می‌شود، تضمینی برای حفظ این امنیت وجود ندارد. روزول گفت که کارمندان باید هنگام انجام کار در مکان های عمومی بسیار مراقب باشند. اگر شرکت‌ها درخواست‌های خاصی دارند، به عنوان مثال اگر نمی‌خواهند کارمندانی روی Wi-Fi عمومی کار کنند، باید این موارد نیز در خط‌مشی ذکر شود.

بیشتر بدانید: 10 تفاوت کلیدی بین رهب

• 10. محرمانه بودن مشتری

در کنار امنیت، محرمانگی مشتری باید در یک خط مشی مورد توجه قرار گیرد. محرمانه نگه داشتن اطلاعات در یک فضای کاری محافظت شده بسیار آسان‌تر از یک فضای عمومی است.

به‌گفته رزول، برای مثال، اگر در یک کافه با مشتری تماس می‌گیرید، باید مطمئن شوید که اطلاعات حساسی را در آن تماس به اشتراک نمی‌گذارید. با این حال، اگر این موضوع مستقیماً توسط شرکت بیان نشده باشد، هیچ چیز نمی‌تواند یک کارمند از راه دور را از انجام این کار باز دارد.

منبع:

https://wwwtechrepublic.com//