4 روش برای مدیریت بهتر یک محیط کاری ترکیبی

به جرات می توان گفت که دفاتر کار امروزی، اصلا شباهتی به قبل ندارد و کارکنان از کارفرمایان خود انتظار انعطاف بیشتری دارند.

این ممکن است برای برخی، به معنای نقش های 100٪ از راه دور یا همان دورکاری باشد. اما برای بسیاری از کارکنان و مدیران، انعطاف پذیری شامل کار در محیط های ترکیبی است. در حالی که مدیریت یک تیم، تقریباً همیشه با چالش هایی همراه است، محیط های کاری ترکیبی نیز از این چالش ها مستثنی نیستند. زمانی که کارمندان فقط به صورت پاره وقت در دفتر کار می کنند، ایجاد یک احساس قوی از ارتباط و فرهنگ حتی مهم تر می شود. به علاوه، رهبران اغلب مجبورند راه‌هایی برای حفظ و اندازه‌گیری بهره‌وری در برنامه‌های مختلف را بدون نیاز به ارتباط رو در رو با کارکنان پیدا کنند. کنار گذاشتن ایده های رهبری سنتی، اغلب سخت ترین مانع برای غلبه بر آن است، اما برای تیم های ترکیبی حیاتی است. در این مقاله، چهار راه برای مدیریت بهتر یک محیط کاری ترکیبی را برای شما بیان خواهیم کرد که میتوانید با بهره گیری از آن ها، فعالیت های سازمان را بهتر مدیریت کنید.

بیشتر بدانید: 10 نکته برای تسلط بر مدیریت زمان در محل کار

• 1. انتظارات را روشن و شفاف تعیین کنید.

برای کارکنان , افزایش انعطاف پذیری مستلزم خود جهت دهی بیشتر است. در حالی که این موضوع می تواند چیز خوبی باشد، اما در برخی از موارد می تواند تلاش های تیم را از مسیر اصلی خارج کند. این خارج شدن از مسیر به علت فقدان دستورالعمل های عملکرد مانند تلاش برای رسیدن به مقصدی بدون برنامه یا نقشه است. ایجاد انتظارات روشن برای برنامه ها، روش های ارتباطی و تکمیل نقطه عطف شرکت، تضمین می کند که بهره وری در مسیر خود باقی می ماند. همچنین حس داشتن یک ساختار مناسب و منسجم، می تواند به جلوگیری از ایجاد احساسات بد و استرس کمک کند. دانستن اینکه از همه انتظار می رود حداقل دو بار در هفته در دفتر حضور داشته باشند، ادعاهای طرفداری مدیر از برخی افراد را متوقف می کند. رهنمودهایی مانند این مطلب، می‌توانند به مدیران و تیم‌ها در هماهنگی وظایف کارکنان کمک کنند. ممکن است بخواهید جلسات طوفان فکری یا جلسات مهم را زمانی که کل تیم حضوری کار می کنند، برنامه ریزی کنید. در عین حال، انتظارات روشن به کارمندان، استقلال کافی می دهد تا کار انفرادی را بدون وقفه انجام دهند. پس در ارائه وظایف و انتظارات از کارکنان بسیار شفاف و واضح عمل کنید تا بهترین نتایج برای شما رقم بخورد.

بیشتر بدانید: انواع مدیران و نقش آنها در سازمان

• 2. ابزار و پشتیبانی مناسب را فراهم کنید.

در محیط های کاری ترکیبی، کارمندان همیشه در دفتر نیستند. با این حال، آنها هنوز در برخی از موارد، نیاز به دسترسی به ابزار و پشتیبانی از محیط اداری کار را دارد. این بدان معناست که آنها باید راه هایی برای تعامل با شما و سایر اعضای تیم در زمان حضور در دفتر کار را داشته باشند. تیم شما همچنین در زمان دورکاری، به فناوری های نیاز دارد که هنگام کار حضوری به آن ها دسترسی دارد. کمک هزینه ماهانه برای اینترنت پرسرعت و ارائه تجهیزاتی مانند نمایشگر دوگانه می تواند بخشی از راه حل مدیران برای برطرف کردن این چالش کارکنان باشد. شرکت‌ها همچنین ممکن است به تیم‌های ترکیبی، فناوری قابل حمل مانند لپ‌تاپ و گوشی‌های هوشمند هماهنگ شده با نرم‌افزار داخلی سازمان، از جمله VPN و برنامه‌های همکاری را ارائه دهند. استفاده از راه حل های مبتنی بر فضا های ابری میز راه دیگری برای تسهیل کار کارکنان ترکیبی است.

بیشتر بدانید: ۱۲ گام در هدف گذاری موفق چیست؟

• 3. از جلسات به صورت استراتژیک استفاده کنید.

یکی از چالش هایی که ممکن است مدیران با تیم‌های ترکیبی داشته باشند، استفاده از جلسات به‌عنوان راهی برای چک کردن دائمی مسئولیت ها است. مدیریت به‌روزرسانی‌های وضعیت و بحث‌های پیشرفت کار ها از طریق جلسات، می‌تواند برای یک رهبر تیم کارآمدتر باشد، زیرا آنها به طور همزمان، این گزارشات را از همه کارکنان می‌شنوند. اما برای کارمندان، این جلسه ها می تواند اتلاف وقت باشد! در اینکه کارکنان باید هر هفته یک به روز رسانی پیشرفت را به شما ارائه کنند و شما به وضعیت ها و چالش هایشان گوش فرا دهید شکی نیست. اما اگر قرار باشد این موضوع یه یک روتین روزانه تبدیل شود، میتواند فرسودگی و خستگی را برای نیرو ها به همراه داشته باشد. برخی از مسائل نیز ممکن است از طریق نرم افزار همکاری یا گفتگوی یک به یک مدیریت شوند و اصلا نیازی به برگزاری جلسات آنلاین یا حضوری در فاصله زمانی کوتاه مدت نباشد. جلسات را از نظر ضرورت و اثربخشی در نظر بگیرید. اگر گرد هم آوردن گروه، منجر به پیشرفت یا موارد عملی نمی شود، در برابر اصرار برای انجام آن مقاومت نکنید.

4. ایجاد تجربیات فراگیر کارکنان.

علیرغم افزایش کار ترکیبی و از راه دور، تصور مدیران در مورد آن تا حد زیادی منفی است. وقتی کسی دور از چشم است، اغلب از ذهن هم دور می‌شود. یک نظرسنجی SHRM نشان می‌دهد که 42 درصد از مدیران اعتراف می‌کنند که گاهی اوقات هنگام انجام تکالیف، کارمندان از راه دور را فراموش می‌کنند. علاوه بر این، 67 درصد از مدیران بر این باورند که کارکنان از راه دور نسبت به افرادی که به صورت تمام وقت در دفتر کار می کنند، هزینه بیشتری دارند.

در نتیجه، برخی از اعضای تیم ممکن است از مکالمات انتقادی، از جمله دستورالعمل ها یا تغییرات جدید، کنار گذاشته شوند. ممکن است تعداد کمی از کارمندان برای انجام تکالیف پروژه های سنگین انتخاب شوند، زیرا آنها به اندازه نیاز قابل مشاهده و در دسترس نیستند!

بیشتر بدانید: ۱۰ وظیفه ای که مدیران نباید به دیگران واگذار کنند!

مدیران نباید اجازه دهند سوگیری های شخصی، در مورد بهره وری بر ارزیابی عملکرد نیرو های دورکار تأثیر بگذارد. در عوض، سعی کنید کار را به طور عادلانه بر اساس مهارت تقسیم کنید و همه مشارکت کنندگان کلیدی را در بحث های پروژه بگنجانید. محیط های ترکیبی، روش جدیدی از کار و تنظیمی است که مدیران اغلب احساس می کنند برای آن آمادگی ندارند. ایده های مرسوم در مورد رهبری و بهره وری، مانند دیدن از نزدیک آنچه که کارکنان همیشه بر روی آن کار می کنند، می تواند مانع ایجاد محیط های ترکیبی شود. سرپرستان تیم‌های ترکیبی با یادگیری کنار گذاشتن روش‌های مدیریت سنتی، قدم در اجرای اصول رهبری واقعی می‌گذارند. ایجاد تعادل بین انعطاف پذیری و استقلال با دستورالعمل ها و حمایت عادلانه می تواند شروعی محکم برای این سبک حدید مدیریتی باشد.

منبع:
https://www.forbes.com