7 مشکل رایج در سازمان‌ها و راه‌های غلبه بر آنها | بررسی مشکلات در سازمان‌

مشکلات در سازمان‌، می‌تواند چالش‌های مهمی برای برخی از شرکت‌ها باشد که در تلاش برای بهبود و مدیریت عملیات روزانه خود هستند. اولین قدم برای حل مسائل سازمانی این است که بپذیریم مشکلی وجود دارد و منبع مشکل را شناسایی کنیم.

تعیین اینکه مسائل از کجا سرچشمه می‌گیرد و راه‌حل‌های مناسب برای هر مشکل ایجاد شود، شاید زمان‌بر باشد، اما این موضوع یک گام ضروری برای هر سازمانی است که می‌خواهد به شیوه‌ای سالم رشد کند و پیشرفت داشته باشد.

در این مقاله، با برخی از مسائل رایج سازمانی آشنا می‌شویم و توضیح می‌دهیم که چه چیزهایی ممکن است باعث ایجاد آنها شود و البته به راه‌حل‌های احتمالی که می‌توانید برای رفع این مشکلات استفاده کنید نیز اشاره خواهیم کرد.

چرا حل مشکلات در سازمان‌ مهم هستن ؟

شناسایی و حل مسائل سازمانی، هم برای سازمان و هم برای کارکنان آن بسیار سودمند است. هرچه سریعتر بتوانید مسائل سازمانی را شناسایی و آن‌ها را حل کنید، زودتر می‌توانید فضای کاری سالم‌تری ایجاد کرده و انرژی و منابع خود را بر روی سایر امور تجاری متمرکز نمایید. داشتن شیوه‌های سازمانی خوب، حس موفقیت و پیشرفت را در شرکت ارتقا می‌دهد.

7 مشکل متداول سازمانی، همراه با علل و راه‌حل آن‌ها؛ مشکلات در سازمان‌

برخی از مشکلات در سازمان‌ ، رایج‌تر از سایرین هستند، اما غلبه بر همه آنها می‌تواند چالش برانگیز باشد. راه‌هایی برای حل این مسائل با تعهد به دستیابی به نتایج مثبت وجود دارد.

در این بخش، 7 موضوع سازمانی به همراه دلایل و راه حل‌های بالقوه آن‌ها را برای شما بازگو خواهیم کرد.

بیشتر بدانید: 7 راه برای تقویت احساس ارزشمندی کارکنان

1. گردش مالی

گردش مالی بالا، به یک موضوع سازمانی اشاره دارد که در آن کارکنان شرکت خود را به طور مکرر و با حجم بالای واریز‌ها رو به رو می‌بینند. برای جبران این مشکل، یک سازمان باید به طور منظم افراد جدیدی را برای ایفای این نقش‌ها استخدام کند. توجه نداشتن به این موضوع ،می‌تواند منابع شرکت را درگیر کرده و باعث تاخیر در گردش کار شرکت شود.

برخی از دلایل ایجاد این موضوع شامل موارد زیر است:

* کارمندان از مدیریت و مقامات سازمان ناراضی هستند.

* آنها از کار خود احساس نارضایتی می‌کنند.

* کارکنان حقوق کمتری دریافت می‌کنند و خواهان غرامت بیشتری برای کار خود هستند.

* کارکنان باور ندارند که کارفرمای آنها صداها، ایده‌ها و نگرانی‌های آنها را می‌شنود.

* اعضای تیم راهی برای رشد در شرکت نمی بینند.

برای غلبه بر این چالش، اگر سازمان‌ها با کارمندان خود تماس بگیرند و از آنها بازخورد دریافت کنند، ممکن است در رفع این چالش به آنها کمک کند. برای مدیران مفید است که به نگرانی‌های کارکنان خود گوش دهند و به طور جدی به این موضوع فکر کنند که کجا و چگونه می‌توانند باعث تغییر یا بهبود فرآیند‌ها شوند. برداشتن گام‌های عملی برای رفع نگرانی‌های اعضای تیم می‌تواند به افزایش نرخ حفظ کارکنان و بهبود بهره‌وری نیز کمک کند.

2. بهره‌وری

بهره‌وری، به حجم کاری اطلاق می شود که کارکنان با موفقیت و طبق برنامه آن‌ها را انجام می‌دهند. بهره وری بالا به این معنی است که یک شرکت، نهایت سهمیه تولید خود را برآورده کند. این موضوع نشان می‌دهد که عملیات تجاری در مسیر درست است و این کسب و کار، تمام سفارشات را به موقع انجام می دهد.

یک سازمان ممکن است از کاهش بهره‌وری رنج ببرد زیرا:

* تیم ها کم کار هستند.

* کارمندان علاقه خود را به کار از دست داده‌اند.

*تغییرات ساختاری و رویه‌ای ناگهانی می‌تواند آزار دهنده باشد.

* عوامل استرس زا مانند ضرب الاجل‌های غیر واقعی و مدیریت ضعیف.

برای مبارزه با این موضوع سازمانی، مدیران ممکن است به فکر استخدام کارکنان جدید بیوفتند یا به کارکنان استراحت دهند تا بتوانند استرس آن‌ها را از بین ببرند. اعضای تیم خود را به آرامی در تغییرات آتی همراهی کنید تا آن‌ها بتوانند بر اساس آن موارد آماده شوند و ضرب الاجل هایی را تعیین کنند که واقع بینانه و قابل دستیابی باشد.

بیشتر بدانید: با کاری که از آن متنفریم چه کنیم؟

3. مدیریت فرآیند

مدیران از مدیریت فرآیند استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل نمایید که تیم آنها، بهترین فرآیندها را برای تکمیل کارشان به موقع و کارآمد دنبال می‌کند یا خیر. مدیر باید قوانین و دستورالعمل‌ها را تنظیم کرده و تصمیم بگیرد که چه شیوه‌هایی را حفظ کند و تشخیص دهد که کدام یک باید دست خوش تغییراتی شوند.

مدیریت ضعیف فرآیند در شرایطی ره می‌دهد که:

* مدیران فرآیندهایی را ایجاد می کنند که پیچیده و غیرشفاف هستند.

* مدیر شرکت انعطاف پذیر نیست و بازخورد کارمندان را نادیده می گیرد.

* مدیران درک عمیقی از کار تیم خود و آنچه برای انجام آن نیاز دارند، ندارند.

برای غلبه بر مشکلات مدیریت فرآیند، یک مدیر باید از نزدیک با تیم خود کار کند، نیازهای آنها را درک نماید و برای اجرای فرآیندهایی که به آنها امکان می‌دهد کار خود را ساده و کارآمد انجام دهند، گام بردارد.

4. مشخصات نقش

تعیین نقش، به معنای استخدام شایسته‌ترین فرد برای یک شغل و واگذاری کار به مناسب‌ترین کارمند است. فقدان مشخصات نقش با کیفیت می‌تواند جریان کار را مختل کرده، کارایی را کاهش داده و ارتباطات بین اعضای تیم را به حداقل برساند.

مشکلات مشخصات نقش ممکن است به علت‌های زیر رخ دهد، زیرا:

* مدیران ممکن است رفتار مغرضانه‌ای نسبت به یک فرد یا علیه افراد خاص نشان دهند.

* یک مدیر در هنگام استخدام نیروی جدید، برای انجام مصاحبه کامل با او وقت نمی‌گذارد.

* مدیر ممکن است توانایی ها و نقاط قوت خاص تیم خود را درک نکند.

* خویشاوندی و ارتباطات فامیلی نیز گاهی اوقات می‌تواند منجر به استخدام جدید افراد بی صلاحیت برای یک عنوان شغلی شود.

برای غلبه بر این مشکلات در سازمان‌، مهم است که مدیران در مورد مهارت‌ها و علایق اعضای تیم خود بیشتر بدانند تا بتوانند کار را به واجد شرایط‌ترین عضو محول کرده یا به اعضا آموزش‌دهند که چگونه در آن مورد موفق شوند. همچنین ضروری است که مدیران، یک فرآیند استخدام کامل را برای نامزدهای جدید ایجاد کنند تا افرادی که مناسب فرصت‌های شغلی مورد نیاز شرکت هستند را استخدام کنند. مدیران ممکن است نیاز باشد از نیروهای متخصص در حوزه استخدام نیرو نیر کمک بگیرند که در یافتن نامزدهای واجد شرایط برای نقش های خاص مهارت بیشتری دارند.

5. رضایت مشتری و روابط

یکی از مهمترین جنبه های یک سازمان موفق، ارتباط آن با مشتریان است. مشتریان راضی به افزایش درآمد سازمان شما، کمک قابل توجهی می کنند. مشتریان ممکن است به دلیل خدمات ضعیف یا کیفیت پایین یک شرکت یا خدمات، از یک سازمان ناراضی شوند!

یک راه حل برای رضایت مشتری به عنوان یک موضوع سازمانی، می‌تواند آموزش مجدد کارکنان در نحوه ارائه بهترین خدمات به مشتری و تعامل با مصرف کنندگان از طریق نظرسنجی‌ها، رسانه های اجتماعی و مطالعات بازار باشد.

6. نوآوری

نوآوری، نحوه توسعه ایده‌های جدید شرکت ها و گسترش محصولات و خدمات آن است. سازمانی که نوآور است، از فرصت‌های جدید استقبال می‌کند، ابزارهای فناوری به‌روز را به کار ادغام کرده و به یک رهبر صنعت خود تبدیل می‌شود. در اغلب اوقات، سازمان‌ها نوآوری پایینی را تجربه می‌کنند و راکد می شوند زیرا:

* آنها فرهنگ شرکتی دارند که خلاقیت کارکنان را خفه می‌کند!

* این شرکت از شیوه‌های تجاری منسوخ استفاده می‌کند که نوآوری را از بین می‌برد.

شما می‌توانید با گوش دادن به ایده‌های اعضای تیم خود و ایجاد فرهنگی که در آن، کارکنان احساس راحتی و بتوانند آزادانه ایده‌های خود را بیان کنند، نوآوری را در سازمان خود تشویق کنید. همچنین تجزیه و تحلیل کامل رویه‌های تجاری فعلی و ایجاد تغییرات لازم نیز مفید است تا ایده‌ها و نوآوری‌های جدید، به راحتی در فرآیندهای شرکت ادغام شوند.

بیشتر بدانید: 5 تکنیک کلیدی در تصمیم گیری مدیران

7. کار تیمی برای حل مشکلات در سازمان‌

کار تیمی، شامل کار کارکنان برای دستیابی به یک هدف مشترک است. کار تیمی موثر، بهره‌وری و درآمد را افزایش می‌دهد و انجام کار همه اعضای تیم را آسان تر خواهد کرد. کار تیمی در یک سازمان، زمانی ممکن است که:

* اعضای تیم، دارای ویژگی‌های شخصیتی متناقضی هستند.

* برخی از افراد بیشتر از دیگران در پروژه‌ها مشارکت می کنند.

* مدیران نسبت به افراد خاص علاقه نشان می‌دهند.

* سازمان، کانال‌های ارتباطی ضعیفی دارد.

برای حل این مشکل سازمانی، سعی کنید جلسات تیم را تسهیل کنید تا همه بتوانند نگرانی‌های خود را به اشتراک بگذارند و راه‌حل‌های خلاقانه خود را ارائه دهند. از نشان دادن طرفداری از اشخاص خاص خودداری کنید تا همه وقتی در مورد ایده‌های خود صحبت می‌کنند، احساس ارزشمندی و تشویق داشته باشند. همچنین می‌توانید جلسات فردی را با هر یک از اعضای تیم برگزار کنید تا بهترین راه برای بهبود تیم را بر اساس بازخورد هر فرد ارزیابی کنید.

منبع:

https://www.indeed.com/